Wie funktioniert das herunterbrechen von OKRs?
Marco Alberti
Objectives & Key Results spannen eine Zielstruktur in der gesamten Organisation auf. Die Unternehmensziele (Company OKRs) sind mit den Zielen von Teams (Team OKRs) und Mitarbeitenden (persönliche OKRs) vernetzt, sodass möglichst alle Ressourcen in eine Richtung wirken.
In unseren Projekten werden wir oft gefragt, wie das herunterbrechen eines OKR Sets über mehrere Ebenen hinweg genau funktioniert. Um dies besser zu verstehen muss man vielleicht zu Beginn kurz den Blickwinkel etwas verändern. Die etwas bessere Frage ist nämlich, wie funktioniert es, dass die einzelnen Teams bestmöglich zum Ziel des Unternehmens beitragen?
Wie bricht man OKRs über mehrere Ebenen herunter?
Die Frage des "herunterbrechens" impliziert indirekt immer ein Delegieren der Verantwortung auf einzelne Teams oder Teilbereiche. Da sich Verantwortung aber im OKR Framework nicht delegieren lässt, bleibt die Verantwortung immer auf der Ebene des OKR-Set-Inhabers. Ein CEO trägt also immer die Gesamtverantwortung für das Company OKR Set und ist dann dafür verantwortlich, im Dialog während des OKR Workshops die bestmögliche Unterstützung zur Erreichung der Unternehmensziele zu bekommen.
Abweichungen im Bottom-Up-Prozess identifizieren
Damit sich schon vor dem Workshop eine größtmögliche Übereinstimmung der Ziele ergibt, sollte man bei der Planung darauf achten, dass die Themen, die in den einzelnen Teams vorgeschlagen werden auch zu den Zielen des Unternehmens passen. Ist dies nicht der Fall, fehlt es meist an einer frühzeitigen und transparenten Kommunikation der Strategien oder entsprechender Updates in Bezug auf deren Anpassung.
Team OKRs leisten einen Beitrag zu den Company OKRs
Während des OKR Workshops stellt sich also konkret die Frage, welchen Beitrag können die einzelnen Teams zu dem jeweiligen Company-OKR leisten? Dabei versucht man die OKRs der Teams möglichst so zu formulieren, dass sie zwischen den Teams überschneidungsfrei und möglichst selbstwirksam zu erreichen sind. Mehrere Teams sollen sich also nicht das gleiche OKR teilen. Es geht vielmehr darum, klar abgrenzbare Teilbereiche zu einem größeren Ganzen beizutragen.
In den Company OKRs einigt man sich auf Prioritäten
Die Ziele auf Ebene des Unternehmens geben dabei eine sinnvolle Priorisierung vor. Solange ein Team oder eine Abteilung noch weitere Beiträge zur Erfüllung des Unternehmenszieles beitragen kann, sind diese Beiträge natürlich zu leisten. Hat ein Team beispielsweise darüber hinaus noch freie Kapazitäten, so kann es darüber hinaus weitere Ziele verfolgen. Diese OKRs müssen nicht zwingend dem in diesem Quartal definierten Fokus der Company dienen, können aber für die Abteilung intern extrem hilfreich und wichtig sein, wenn es zum Beispiel darum geht eigene Prozesse zu verbessern oder neue Technologien anzuwenden.
Beispiel: Herunterbrechen von OKRs
Ein Beispiel für eine Unterstützung für ein Ziel auf Company-Ebene könnte im Bereich HR die Besetzung neuer Stellen sein. Da dies möglicherweise in einem Quartal nicht vollständig erreicht werden kann muss zunächst für ausreichend Bewerber gesorgt werden. Einer der Engpässe könnte hierbei die bisher sehr veraltete HR Homepage sein.
Company OKR
Das entsprechende OKR Beispiel auf Company Ebene würde dann in etwa so aussehen:
Die offenen Stellen der Fachabteilungen können vollständig aus dem internen Bewerberpool besetzt werden
Besucher der neuen HR Webseite bewerten die Inhalte mit durchschnittlich 4.5 von 5.0 Punkten
1500 Besucher mit passenden Berufsbezeichnungen werden aus Jobnetzwerken auf die Seite geleitet
35% der Webseitenbesucher legen sich ein Profil im internen Bewerberpool an
Die Durchlaufzeit einer Bewerbung wird intern von 5 auf zwei Tage reduziert
Herunterbrechen auf die Team-Ebene
Bei diesem OKR handelt es sich um ein Ziel, welches nur durch das Zusammenspiel mehrerer Teams sinnvoll erreicht werden kann. Das HR Team alleine ist nicht in der Lage, dieses Ziel selbstwirksam umzusetzen. Daher eignet sich das Ziel auch auf Unternehmensebene, wenn man davon ausgeht, dass die Besetzung der offenen Stellen einer der wichtigsten Erfolgstreiber für das kommende Quartal ist.
Beitrag des HR Teams
Natürlich hat das HR Team nun die Aufgabe neue Texte und Bilder für die Webseite zu definieren. Dabei gilt es aber vor allem herauszufinden, welche Inhalte für die Zielgruppe eigentlich relevant sind und was darauf einzahlt, dass die potentiellen Bewerber sich nach dem Besuch der Seite auch entschließen, sich zu bewerben.
Die neue HR Website überzeugt potentielle Bewerber sich mit uns in Verbindung zu setzen, selbst wenn es aktiv keinen passenden Job gibt
15 Head Positionen werden mit einem persönlichen Interview auf der Webseite vorgestellt
Der neue HR Image Clip erreicht eine CTR von 85%
35 offene Stellen sind im neuen CRM System mit den richtigen Tags versehen
In 12 Abteilungen sind die richtigen Ansprechpartner im HR Modul für die offenen Stellen hinterlegt
Beitrag des Marketing Teams
Das Marketing Team kann beispielsweise in einer der sowieso geplanten Social Media Kampagnen ein weiteres Key Result hinzufügen, um die entsprechenden Bewerber passend zu den Stellen auf die Seite zu bringen. Dafür ist nicht zwingend ein eigenes Objective nötig, da diese Social Media Kampagnen sowieso in anderem Zusammenhang geplant waren und diese nun das HR Ziel ebenfalls unterstützen.
35 LinkedIn Kampagnen liefern 1500 User mit einem CPC von unter 0,95€
Beitrag des IT Teams
Das IT Team kann sich nun ein eigenes Objective setzen, welches sich eher um die technischen Eigenschaften kümmert:
Das HR Team ist eigenständig in der Lage abteilungsübergreifend alle Touchpoints des Bewerbungsprozess abzubilden
Zeitlicher Aufwand für das Anlegen einer neuen Stelle im CMS um 35% reduziert
Systemintegration von 7 APIs zwischen HR System und Homepage
Jedes Team für sich hat nun in sich abgeschlossene Ziele, die sauber aufeinander aufbauen und sich gegenseitig supporten.
Die "Aufgabe" eine neue HR Webseite online zu stellen taucht im Zielsystem so nicht auf, da die Fertigstellung der Seite selbst keinen Selbstzweck darstellt, sondern lediglich Mittel zum Zweck ist, die offenen Stellen möglichst zeitnah zu besetzen.
mehr zum Herunterbrechen von OKRs?
Die Frage nach dem Herunterbrechen von OKRs wurde auch in der Episode 07 von “Ask me anything about OKRs” diskutiert. In unserer Übersicht sind alle “Ask me anything about OKRs” Q&A Sessions aufgelistet. Wenn Dich diese und weitere Themen rund um moderne Unternehmensführung interessieren, dann melde Dich am besten gleich zu unserer Mailingliste an!