Wie man zufrieden ins Bett geht - Über die Macht der täglichen Rituale!
Marco Alberti
Eine immer grössere Flut von Aufgaben, Verpflichtungen, banalen Notwendigkeiten und reinen Gefälligkeiten führt oftmals dazu, dass man sich am Ende eines doch sehr arbeitsreichen Tages nicht wirklich danach fühlt etwas erreicht zu haben. Die Folge sind Gefühle wie Unzufriedenheit, Überforderung oder die blosse Wahrnehmung von den Dingen nahezu überrollt zu werden. Viele versuchen dieser ständigen Herausforderung dadurch zu begegnen, dass sie noch mehr oder gar schneller arbeiten. Meist jedoch ohne dadurch ein erlösendes Gefühl zu erhalten. Die Zahl der offenen Punkte scheint sich getreu dem Parkinsonschen Gesetz allerdings entsprechend des verfügbaren Raums immer mehr auszudehnen. Mehr und schneller arbeiten kann also scheinbar nicht die Lösung für dieses Problem sein.
Was hilft ist ein Wechsel der Ansicht. Die Erkenntnis darüber, dass es irgendwann auch mal gut sein muss mit der Erledigung von Listen führt auf den rechten Pfad. Wenn so oder so unendlich viele Aufgaben jeglicher Art nachrücken, ist es ein denkbar schlechter Ansatz alle an einem Tag erledigen zu müssen. Sich also über die zur Verfügung stehenden Aufgaben Gedanken zu machen ist weniger hilfreich als sich über die zur Verfügung stehenden Ressourcen Gedanken zu machen!
Wie zufrieden man Abends ins Bett geht hängt vor allem davon ab, wie man den Tag beginnt. Nur wer eine klare Vorstellung davon hat, was an dem noch frischen Tag so alles ansteht und welche Dinge mit welchen Ressourcen erledigt werden sollen, kann am Abend auch das Gefühl haben, all das gemacht zu haben was man sich vorgenommen hat. Und das führt ganz unabhängig von der Anzahl der darüber hinaus noch anstehenden Aufgaben zu einem Gefühl der Zufriedenheit. Zudem lässt es auch nicht das Gefühl der Überforderung aufkommen, da alles strukturiert abläuft und somit auch nichts in Vergessenheit geraten kann - oder zumindest sollte.
Tägliche Rituale helfen extrem dieses theoretische Wissen in die Praxis umzusetzen. Bevor der Arbeitstag beginnt hilft es sich „einzunorden“; sich mantraartig mit seinen Werten und seinen langfristigen Zielen in Form von einer Vision und einer Mission auseinander zu setzen. Dabei wird einem das Große Ganze klar und man weiss auch an diesem Tag wieder, wofür man eigentlich aufgestanden ist. Beschäftigt man sich quasi meditativ regelmässig morgens mit diesen Zusammenhängen, dann erscheinen die einzelnen Themen auch nicht mehr so wichtig und bedeutungsvoll, so dass man an Gelassenheit in Bezug auf einzelne Details gewinnen kann. Reizvoll kann es auch sein sich dabei ein Bild seiner selbst in einer fernen Zukunft von zehn bis fünfzehn Jahren ausformuliert durchzulesen.
Im nächsten Schritt sollte man sich mit seinen kurzfristigen Ziele auseinandersetzen. Diese sollten klar die Frage beantworten welche Prioritäten die nächsten ein bis drei Monate anstehen und zu erledigen sind und welche Ergebnisse zu erwarten sind. Dieser recht konkrete Ansatz hilft dabei die unmittelbar anstehenden Aufgaben besser einzusortieren. Die Dinge können somit viel einfacher beleuchtet werden und es fällt schneller auf, wenn sich einige Aufgaben in die Liste geschlichen haben, die eigentlich auf keines der mittelfristigen Ziele einzahlen. Dies gilt ganz besonders für solche Themen, die einem aufgedrängt werden und die nicht unbedingt aus eigener Motivation heraus auf der Agenda gelandet sind.
Um die Aufgaben des Tages sinnvoll zu ordnen bedarf es zweierlei. Zum einen müssen alle anstehenden Aufgaben notiert sein. Diese können in unterschiedlichen Themenbereichen oder Listen sortiert sein, um einen besseren Überblick zu behalten und bestimmte Themengebiete für den Tag sogar ganz auszugrenzen. Zum anderen muss klar sein, welches Zeitkontingent am Tag noch frei verfügbar ist und welche Zeit mit festen Terminen oder Dingen wie dem täglichen Lunch mit Kollegen schon verplant ist.
Nun kommt der wichtigste Teil. Die wichtigen Dinge von den unwichtigen zu trennen. Eisenhower hat dies in seiner berühmten Matrix sehr anschaulich geschafft. Hierzu teilt man die Aufgaben einfach in vier Quadranten sein: wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig und nicht wichtig und auch nicht dringend. Dabei stellt sich ziemlich schnell heraus, dass es die Dinge im letzten Quadranten in der Regel gar nicht wert sind überhaupt erledigt zu werden. Die volle Aufmerksamkeit gilt nun also den wichtigen und gleichzeitig dringenden Dingen. Die unwichtigen, aber dringenden Themen sollten nach Möglichkeit so gut es geht delegiert werden.
Anhand der frei verfügbaren Zeit und einer ungefähren Einschätzung der erforderlichen Zeit der einzelnen Tasks wählt man nun die Liste der heutigen Aufgaben heraus. Neben dem Terminkalender hat man somit einen klaren Fahrplan für den Tag, an den man sich halten kann.
Die Kraft des täglichen Rituals kann sich noch mehr entfalten, in dem man seine eMails erst liest und beantwortet, nachdem die wichtigste und dringendste Aufgabe des Tages vollständig erledigt ist. Allein durch diesen einfachen Effekt lässt sich die Zufriedenheit am Abend schon erheblich steigern, da der wichtigste Punkt des Tages komplett selbstbestimmt priorisiert und erledigt wurde. Wenn dies dann auch noch etwas war, was man sonst eher vor sich herschiebt wie die Abgabe der Steuererklärung oder ähnliches, dann macht die Zufriedenheit noch mal einen weiteren Sprung nach oben.
Am Ende des Tages lässt sich ein sauberes Resümee ziehen. Man weiss jetzt sehr genau was man machen wollte und was man gemacht hat. Zudem hat man ein Verständnis dafür entwickelt was einen davon abhält das zu machen, was man eigentlich machen wollte. Mit dem blossen Wissen darüber lassen sich einige der größten Störfaktoren vermeiden - selbst wenn es Kollegen oder der Chef sind, die ständig wechselnde Aufgaben in den Tagesplan quetschen.
Als Bewertungsgrundlage hat sich als hilfreich erwiesen ab 80% schon sehr zufrieden mit dem Tagewerk sein zu können. Alles darüber grenzt an extreme Konsequenz oder zu geringen Ehrgeiz in der Planung. Viel darunter sollte es auch nicht sein, da man sonst nicht realistisch plant oder sich dauernd ablenken lässt.
Mit dem wohligen Gefühl die Tagesaufgaben bewältigt zu haben hat man nun den Kopf frei, einen Abend mit Familie oder Freunden zu geniessen oder sich anderen Interessen zu widmen, die es erlauben auch einfach mal die Seele baumeln zu lassen. Wenn einem dann doch wieder Dinge einfallen, um die man sich kümmern muss, so können diese getrost auf einer Liste für den nächsten Tag gesammelt werden, denn morgen früh geht das Spiel ja von vorne los.
Schlafen Sie gut!