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Wie geht man mit Tagesgeschäft in OKRs um?

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Wie geht man mit Tagesgeschäft in OKRs um?

Marco Alberti

Wenn es um die Frage geht, ob man das Tagesgeschäft in die OKRs integrieren sollte oder nicht, findet man unterschiedliche Antworten. Befürworter einer sehr reduzierten Logik der Objectives und Key Results sprechen sich dafür aus, die OKRs nur auf wenige Ziele zu beschränken und nur die zwei bis drei wichtigsten strategischen Themen zu formulieren, um sich so noch stärker zu fokussieren – so zumindest die Theorie…

Unsere Erfahrung der letzten Jahre hat jedoch sehr klar gezeigt, dass das genau nicht funktioniert. Das Tagesgeschäft beansprucht einfach zu viel Aufmerksamkeit, um es aus der Entwicklung von Zielen komplett auszuklammern!

In diesem Artikel setzen wir uns daher ganz dediziert mit dem wichtigen Thema Tagesgeschäft im Kontext von OKRs auseinander.

Was versteht man unter Tagesgeschäft oder Daily Business überhaupt?

Für die weitere Auseinandersetzung mit dem Thema wollen wir zunächst einmal definieren, was wir unter Tagesgeschäft genau verstehen.

Unter Tagesgeschäft (oder Daily Business) werden die vielen kleine Aufgaben zusammengefasst, die durch das operative Geschäft in einem Unternehmen anfallen und repetitiv abgearbeitet werden. Es handelt sich meist um kurzfristige Themen und es ist nicht immer vorherzusehen, wann sie auftauchen. Man kann sich zwar darauf einstellen, dass etwas kommen wird, aber nicht wie viel, wann und was genau…

In Summe stellen die vielen kleinen Aufgaben des Tagesgeschäfts  einen relevanten Aufwand dar. 70% der verfügbaren Zeit und mehr sind – je nach Rolle und Aufgabenbereich – nicht ungewöhnlich. Wenn man genauer hinschaut, sieht man schnell, dass die Zeit und Energie, die in das Tagesgeschäft fließt, an anderer Stelle fehlt und wichtige strategische Themen nicht vorankommen. Um sinnvolle OKRs zu definieren lohnt es sich also, genau zu analysieren, wie viel Zeit das Tagesgeschäft in Anspruch nimmt und regelmäßig zu hinterfragen, was der Aufwand denn eigentlich bringt.

Fünf gute Gründe, das Tagesgeschäft in OKRs abzubilden

In der Praxis hat sich also gezeigt, dass es einige wesentliche Gründe dafür gibt, die Aufgaben des Tagesgeschäfts in die OKRs zu integrieren. Hier die fünf wichtigsten:

  1. Priorisierung

    Erst wenn wirklich alle Ziele auf einmal sichtbar sind, kann man die richtigen Prioritäten setzen und erhöht so massiv die Wahrscheinlichkeit, dass die OKRs, die sich auf strategisch wichtige Themen beziehen, auch erfüllt werden. Andernfalls sind alle Türen für Ausreden offen, dass die OKRs aufgrund des Tagesgeschäfts nicht erreicht werden konnten.

  2. Ziele des Tagesgeschäfts identifizieren

    Das Tagesgeschäft wird meist nur in der Dimension der Aufgaben betrachtet. Die Implementierung in den OKR Prozess zwingt dazu, die Ziele der täglichen Aufgaben klar zu formulieren und somit regelmäßig den Outcome zu prüfen und die Sinnhaftigkeit zu hinterfragen.

  3. Alignment

    Sobald mehrere Abteilungen eines Unternehmens voneinander abhängig sind, um ihre jeweiligen Ziele zu erreichen, bedarf es im Vorfeld einer klaren Abstimmung. Diese ist nur sinnvoll möglich, wenn auch die Aufwände für das Tagesgeschäft berücksichtigt werden.

  4. Optimierungspotenziale identifizieren

    Die Formulierung von OKRs in Bezug auf das Daily Business im Kerngeschäft führt dazu, die Prozesse zu hinterfragen, entsprechende Optimierungspotentiale zu erkennen und im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu überarbeiten.

  5. Ressourcenkonflikte sichtbar machen

    Die Sichtbarkeit, der bereits durch das Daily Business belegten Ressourcen, führt dazu, dass die Realisierbarkeit von Projekten besser eingeschätzt werden kann und Konflikte frühzeitig erkannt werden. Mit dieser Erkenntnis können die stetig wiederkehrenden Routineaufgaben, die bisher als sogenanntes Tagesgeschäft durch individuelle Beziehung innerhalb der Organisation irgendwie priorisiert wurden, neu bewertet und im Gesamtkontext priorisiert werden.

Ganzheitlich betrachtet bedeutet die Einbeziehung der täglichen Aufgaben in die Objectives und Key Results eine stärker reflektierte Auseinandersetzung mit den Prioritäten der Gesamtorganisation und der einzelnen Abteilungen.

Es lohnt sich, den Einsatz der Ressourcen für das Tagesgeschäft kritisch zu hinterfragen und auch hier die Betrachtung von einem reinen Input-orientierten Denken in Aufgaben zu einem Outcome-getriebenen Denken in Objectives und Key Results zu verändern.

Video: Wie geht man mit Tagesgeschäft in OKRs um?

Wie wichtig das Thema Tagesgeschäft im Kontext von OKRs ist, sehen wir auch immer wieder in unseren OKR Live Q&As im Murakamy Podcast. Die Frage nach dem Tagesgeschäft zählt dort zu den absoluten Klassikern und kommt in fast jeder Folge vor.

Das haben wir zum Anlass genommen, die zentralen Punkte in einem Video zusammenzufassen und zu beantworten:

Die häufigsten Fragen rund um Tagesgeschäft und OKRs aus den AMA Sessions inkl. Beispiel für Tagesgeschäft-OKRs

Das Spannungsfeld zwischen dem Tagesgeschäft und strategischem Fortschritt

Wir beobachten häufig, dass das Tagesgeschäft am Ende eines Quartals als Ausrede genutzt wird, wenn wichtige Themen in den OKRs nicht erreicht wurden. In der Regel sind das strategische Themen, die man sich für das Quartal vorgenommen hatte…

Hier wird das Spannungsfeld zwischen Tagesgeschäft und strategischen Themen sichtbar. Über die Zeit sind wir daher zu einer alternativen Unterscheidung gekommen , die in der Betrachtung hilfreich ist: „Exploration“ vs. „Exploitation“

EXPLORATION 

In den Bereich Exploration fallen alle Themen, in denen es bisher noch wenig oder keine Erfahrung gibt, die aber für die Zukunft als relevant erachtet werden. Die Aufwände, die hier einfließen, sind als Investment in die Zukunft zu betrachten und stehen im Konflikt zu den Aufwänden, die anfallen, um das Beste aus dem operativen Geschäft herauszuholen.

Unter Exploration fallen also vor allem strategische Themen, die heute erforscht und vorangetrieben werden sollen, in der Hoffnung, dass sich die Aufwände in der Zukunft auszahlen.

EXPLOITATION

In den Bereich Exploitation fallen all diejenigen Themen und Aufgaben, die im operativen Betrieb entstehen, wo man recht genau weiß, was zu tun ist. Hier können Prozesse etabliert werden, die repetitiv immer wieder gleich ablaufen. Das Bestreben bei diesen Themen sollte sein, die Aufwände möglichst weit zu reduzieren und nach Möglichkeit vollständig zu automatisieren.

Unter Exploitation fallen also alle Aufwände, die dazu dienen, das bestmögliche Ergebnis aus dem herauszuholen, was wir schon kennen und können. Anders als im Bereich Exploration zahlen sich die Aufwände hier kurzfristig, z.B. in Form von Umsätzen oder zufriedenen Kunden aus.

Warum man Tagesgeschäft und OKRs nicht trennen kann.

Grundsätzlich sind die verfügbaren Ressourcen in jeder Organisation begrenzt. Daher ist es umso wichtiger, dass die Ressourcen, die zur Verfügung stehen, auf die sinnvollsten Themen aus der Gesamt-Perspektive gesetzt werden. 

Genau das leistet der OKR Prozess: Es werden die wichtigsten Themen für die nächsten drei Monate basierend auf dem Unternehmensleitbild und der aktuellen Situation identifiziert und die verfügbaren Ressourcen entsprechend auf die wichtigsten Themen gesetzt.

Der OKR Prozess macht dabei sichtbar, dass mehr Exploitation – und damit auch das Tagesgeschäft – zulasten der Exploration geht, die eine Investition in die Zukunft darstellt und umgekehrt.

Wenn also das Eine zulasten des Anderen geht, können die Themen nicht unabhängig voneinander priorisiert werden. Folgerichtig sollte also auch das Tagesgeschäft in den OKRs abgebildet werden, da es einen relevanten Teil der Ressourcen beansprucht. Nur so kann man „sehenden Auges“ entscheiden, worauf man seine Energie verwendet und welche Ergebnisse man sich realistisch davon erwarten kann.

FAZIT ZU DAILY BUSINESS IN OKRS

Ganzheitlich betrachtet bedeutet die Einbeziehung der täglichen Aufgaben in die Objectives und Key Results eine stärker reflektierte Auseinandersetzung mit den Prioritäten des Unternehmens. Wiederkehrende Aufgaben machen nicht selten 70% der aufgewendeten Ressourcen aus. Den Einsatz dieser Ressourcen kritisch zu hinterfragen, ist ein Muss!

Auch beim sogenannten Tagesgeschäft lohnt es sich daher, die Betrachtung von einem rein Input-orientierten Denken zu einem Output-orientierten Denken zu verändern und kritisch zu hinterfragen, ob die Zeit, die in die „Blackbox“ Tagesgeschäft fließt, dort auch bestmöglich investiert ist.

Wir hoffen sehr, dass wir mit diesem Beitrag eine hilfreiche Sicht auf das Thema Tagesgeschäft & OKRs geben konnten, die bei der praktischen Umsetzung des OKR-Frameworks hilft. Gerne diskutieren wir alle Fragen rund um OKRs live in unseren AMA Sessions oder unseren Ausbildungsformaten wie der OKR Champion Ausbildung oder dem OKR Seminar.


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