Welche Meetings gibt es bei OKRs?
Marco Alberti
Eine der am häufigsten gestellten Fragen im Rahmen einer Einführung von Objectives und Key Results lautet: „Welche Meetings gibt es im Rahmen der OKRs und wer bespricht was wann mit wem?“.
Ziel der Meetings sollte es sein, sehr fokussiert Informationen auszutauschen und Probleme zu identifizieren, um Lösungen zu diskutieren. Dabei ist eine gewisse Konsequenz erforderlich, um die einzelnen Themen im richtigen Teilnehmerkreis und in der entsprechenden Flughöhe zu diskutieren. Das OKR Framework achtet hier auch darauf, dass die Informationen schnell verteilt, Ressourcen aber nicht unnötig durch Diskussionen in zu hoher Detailtiefe belastet werden.
Folgende Meetings gibt es im Rahmen der OKRs während der einzelnen Quartale:
- All Hands Meeting
- Leadership Meeting
- Team Meeting
- One on One Meeting
- TGIF Meeting
- Projekt Meeting
Jedes dieser Meetings findet wöchentlich statt.
All Hands Meeting
Das All Hands (oder teilweise auch Townhall Meeting genannt) findet zum Wochenbeginn als Stand Up Meeting mit einer Länge von 10-15 Minuten statt. Alle Mitarbeiter versammeln sich kurz, um sich über anstehende Themen der kommenden Woche zu informieren, ein kurzes Update zu den Company OKRs zu bekommen und über besondere Ereignisse zu informieren. Für die Vorstellung neuer Mitarbeiter ist dies beispielsweise auch ein geeignetes Format. In Firmen mit vielen Mitarbeitern über verschiedene Standorte hat es sich als hilfreich erwiesen, die Meetings per Google Hang out zu übertragen und aufzuzeichnen, so dass sich die Mitarbeiter diese auch im Nachgang anschauen können.
Leadership Meeting
Das Leadership Meeting besteht aus den beiden obersten Ebenen des Unternehmens, also beispielsweise C-Level und VP Ebene. Die Agenda dieses Meetings beschäftigt sich mit den Company OKRs. Die einzelnen VPs berichten über Fortschritte, Probleme und Lösungsvorschläge in Bezug auf die Key Results der Company. Die Sets der einzelnen Bereiche werden in diesem Meeting nicht besprochen.
Team Meeting
Das Team Meeting setzt ein VP mit seinem Team auf. In dem Meeting wird das OKR Set des VPs für das Team besprochen, so dass auf einer deutlich detaillierteren Ebene als im Leadership Meeting über die Themen gesprochen wird und eine Transparenz innerhalb des Teams hergestellt wird.
One on One’s
Die One on One’s finden zwischen den jeweiligen Direct Reports statt. Somit hat der VP mit seinem entsprechenden C-Level ein One on One in dem das Set des VPs durchgesprochen wird. Somit ist sichergestellt, dass der jeweilige C-Level Ansprechpartner die Sicht auf die Details hat, aber nicht die gesamte Rund des Leadership Meetings mit den Einzelheiten belastet wird. Der VP hat entsprechend mit seinen Direct Reports ebenfalls One on One Meetings, in denen er die OKR Sets der Mitarbeiter durchgeht, um sich so einen Blick auf die Details zu verschaffen und bei der Lösung von Problemen zu helfen. Im Team Meeting werden damit eher Themen besprochen, die für das gesamte Team wichtig sind und bei deren Lösung mehrere Team-Mitglieder eingebunden sind.
TGIF Meeting
Das Thank God It’s Friday Meeting dient dem Feiern der Erfolge der vergangenen Woche. Es werden die neusten Fortschritte der Woche präsentiert, Prototypen vorgestellt und Meinungen der anderen Abteilungen im Austausch in lockerer Atmosphäre eingeholt. Das TGIF Meeting stellt den „Check out“ und damit das Ende der Woche dar.
Projekt Meetings
Auf der Arbeitsebene gibt es für einzelne Projekte entsprechende Meetings der Projekt Teams, die für das entsprechende Projekt zusammengestellt werden. Das Team kann hierbei aus unterschiedlichen Abteilungen und Teams der unterschiedlichsten Hierarchiestufen bestehen. Die Zusammenstellung des Teams bestimmt gleichzeitig den Verteiler, in dem Informationen zu diesem Thema zirkuliert werden. Hier bietet sich zum Beispiel eine Vorgehensweise nach dem RACI Modell an.
Es hat sich als hilfreich erwiesen, Vertreter einzelner Abteilungen in die Team Meetings der Abteilungen zu schicken, zu denen eine hohe Abhängigkeit besteht. Beispielsweise kann ein Vertreter des Customer Care an dem Team Meetings des Marketing Teams teilnehmen, um so schneller über anstehende Marketingaktionen informiert zu werden. Entsprechende Informationen werden dann durch den Kollegen in seinem Team Meeting im Customer Care kurz vorgestellt.
Wichtig ist, dass alle Meetings mit einer Agenda entsprechend vorbereitet sind und live dokumentiert werden. Es hat sich als praktisch erwiesen, die Agenda und das Protokoll beispielsweise in Confluence abzubilden und direkt die Beschlüsse etc. live zu dokumentieren.