Wie viele Meetings braucht der Mensch?

Die Frage über die richtige Anzahl von Meetings treibt Manager schon seit vielen Jahren um. Zum einen sind sie förderlich für den Austausch von Informationen. Auf der anderen Seite kann man sich aber auch den ganzen Tag in Terminen verstecken, ohne wirklich produktiv zu arbeiten. Das gemeinsame Gefühl eines Teams kommt natürlich nur durch den Austausch zustande. Die Wahrheit liegt also wahrscheinlich wie so oft in der Mitte.

Betrachten wir zunächst die Vorteile eines Meetings im Allgemeinen. Mit dem direkten und persönlichen Austausch im Einzelgespräch oder einer Gruppe lassen sich die kleinen Feinheiten identifizieren, die auf einem rein sachbezogenen Kanal oftmals zu großen Teilen unter gehen würden. In unseren Augen geht es also darum, in einem Meeting genau das herauszufinden und zu diskutieren, was sich auf der reinen Sachebene in Mails oder Reportings nicht ausdrücken lassen würde - oder was schlichtweg einfach nicht gesagt oder geschrieben, aber sehr wohl gefühlt wird. Darauf kann ein guter Manager eingehen, wenn er ein Meeting leitet.

Die richtige Dosis an Meetings hängt natürlich ein Stück weit von den Aufgaben und der Struktur der Teams ab. Im Wesentlichen geht es aber darum, die richtigen Gruppen zusammen zu führen und einen Rahmen für einen effizienten Austausch von Informationen zu schaffen. Je kleiner die Meetings werden, desto mehr sollte es zu einem Dialog und nicht zu einer Art der einseitigen Kommunikation werden. Drei Arten von Meetings haben sich bisher sehr bewährt. 

Das All-Hands-Meeting wird einmal in der Woche mit allen Mitarbeitern als Standup Meeting durchgeführt. Natürlich muss man dabei ein bisschen auf die gesamte Größe der Firma schauen und unter Umständen unterschiedliche Standorte etc. berücksichtigen. Zumindest sollte das Meeting mit allen Mitarbeitern eines Standortes gemeinsam abgehalten werden. Bei größeren Organisationen kann man zum Beispiel auf die Übertragung via Video zurück greifen oder die Aufsplittung auf die jeweiligen Teamleiter vornehmen. Ziel der Veranstaltung ist die umfangreiche Information aller Mitarbeiter über die wesentlichen Themen im Unternehmen. Das können wirtschaftliche Entwicklungen, neue Produkte und Innovationsthemen sein. Das Forum kann aber auch dazu genutzt werden Updates aus den einzelnen Abteilungen zu teilen, die die Arbeit der anderen beeinflussen können. Gleichfalls können besondere Herausforderungen oder Leistungen Beachtung finden oder neue Mitarbeiter beim Team vorgestellt werden. Es sollte klar sein, dass immer die Möglichkeit besteht für alle Mitarbeiter Fragen an alle Ebenen des Managements zu stellen. Natürlich muss man bedenken, dass es nur eine Möglichkeit zur Interaktion bietet, die aber viele Mitarbeiter nicht nutzen werden. Es müssen zwingend weitere Möglichkeiten für die Interaktion bereitgestellt werden. Die Dauer des Meetings sollte auf maximal 20 Minuten beschränkt werden, was gleichzeitig bei der Themenauswahl und entsprechenden Priorisierung hilft.

Jedes Team sollte einmal in der Woche einen Jour-Fixe zur Abstimmung auf gleicher Ebene als Team-Meeting haben. Solche Meetings haben in der Regel einen Umfang von 1-2 Stunden, je nach Größe des Teams und Breite der Themen. Da hier eine enorme Anzahl an Mannstunden investiert wird, ist eine klare Agenda und die individuelle Vorbereitung absolute Pflicht. Das Meeting findet zu einem festen Termin statt und es gibt einen Verantwortlichen, der das Meeting strukturiert und führt. Die Agenda wird im Vorfeld transparent bereitgestellt, etwa im Intranet veröffentlicht. Teilnehmer können entweder eigene Themen hinzufügen oder sich im Vorfeld an den Moderator wenden, um Themen auf der Agenda zu platzieren. Der Moderator sorgt auch dafür, dass einzelne Teilnehmer im  Vorfeld entsprechend Daten zusammentragen oder Sachverhalte so verdichten, dass die Diskussion nicht auf einer absoluten Detailebene stattfindet. Ziel ist es, alle Anwesenden über die laufenden Themen zu informieren und vor allem Learnings und Verbesserungsvorschläge auszutauschen. Wenn in einzelnen Themen Probleme auftreten oder es zu Verzögerungen kommt kann schnell identifiziert werden, welche Teilnehmer sich ggf. untereinander austauschen müssen. Eine konkrete Lösung des Problems ist im Kreise aller Teilnehmer nicht Teil des Meetings. Viel wichtiger ist das aktive steuern des Moderators, der sicherstellt, dass man nicht abdriftet und konkret verbleibt wie und bis wann einzelne Teilnehmer weitermachen. Einzelne Gruppen machen individuelle Meetings auf der reinen Arbeitsebene, um die Themen entsprechend voran zu treiben. Manager sollten sich ruhig auch mal trauen, diesen JourFix an Stehtischen abzuhalten. Es ist bewiesen, dass diese Art von Meetings automatisch kürzer und effektiver sind. Fortlaufende Top Prio Agenda mit Zuständigkeiten und Zeitlichkeiten/ Dokumentation wie?

Jeder Mitarbeiter sollte mit seinem direkten Vorgesetzten einmal in der Woche oder zumindest in einem Rhythmus von zwei Wochen einen individuellen Jour-Fixe haben. Dieses One-on-One (OoO) dient der wirklich operativen Abstimmung zwischen einem Mitarbeiter und zum Beispiel seinem Teamleiter. Eine Stunde muss ausreichen, um die operativen Themen abzustimmen. Sollte es operative Überschneidungen zu einzelnen Sachthemen geben, dann werden diese mit einem konkreten Thema in einem gesonderten Termin besprochen. Das OoO dient neben der sachlichen Abstimmung vor allem der Problemlösung und der Verdichtung von Informationen für andere Interessengruppen. Der Jour-Fixe folgt einem festen Rahmen, der die Fokussierung auf die in den OKRs festgelegten Themen sicherstellt. Eine rollierende Agenda verhindert dabei, dass bestimmte Themen sprunghaft behandelt oder schlichtweg einfach vergessen werden. Die Agenda des OoO besteht aus einer Tabelle mit den Spalten „Fortschritte“, „Probleme und Entscheidungen“, „Learnings und Verbesserungsvorschläge“ und „Nächste Schritte“. Die Ziele der OKRs dienen dazu die entsprechenden Projekte zu wählen und aus den Zielen zu generieren, die nacheinander oder auch gleichzeitig bearbeitet werden.Jedes Projekt hat eine eigene Zeile. In der ersten Spalte stellt der Mitarbeiter die Fortschritte in den einzelnen Projekten vor, so dass klar zu erkennen ist welche Ergebnisse es seit dem Meeting in der letzten Woche gegeben hat und was es für den Manager und den Rest des Teams zu wissen gilt. Kommt der Mitarbeiter an einer Stelle nicht weiter, da er ein Problem hat oder eine Entscheidung oder eine Ressource braucht, dann stellt er dies in der nächsten Spalte dar. Die Informationen dieser Spalte muss die nächst höhere Ebene lösen und ggf. an anderer Stelle diskutieren. Die Punkte hier dienen hervorragend als Agenda für ein Team-Meeting im Kreise der Abteilungsleiter und Geschäftsführer. Die Informationen der Spalte „Learnings“ sollten auf der gleichen Ebene des Mitarbeiters Verbreitung finden. Kollegen können in vergleichbaren Projekten von den Erkenntnissen profitieren oder in ihren Umsetzung direkt auf die Verbesserungsvorschläge zurück greifen. Die Definition der „nächsten Schritte“ liefert eine Vereinbarung zwischen Manager und Mitarbeiter, die es dem Mitarbeiter ermöglicht mit einem belastbaren Rahmen zu arbeiten und freie Entscheidungen zu treffen, da die entsprechenden Bedingungen bereits geschaffen worden sind. Die letzte Spalte der Agenda bietet einen hervorragenden Anhaltspunkt für die Agenda der folgenden Woche, da im Idealfall eine Deckungsgleichheit der nächsten Schritte der letzten und der Fortschritte dieser Woche besteht.

Um die Transparenz des OKR-Ansatzes auch in den Meetings und den entsprechenden Dokumentationen fortzuführen ist die Agenda und das Protokoll eines jeden Meetings für alle Mitglieder eines Teams komplett einzusehen. Die wöchentlichen OoO’s können dabei hervorragend auf einer gemeinsamen Seite im Intranet dargestellt werden. Das hat den Vorteil, dass der Teamleiter oder jede andere Führungskraft auf einen Blick sehen kann, welche Themen in dieser Woche vorrangig die Arbeit des Team bestimmen und welche Informationen in andere Kreise transportiert werden müssen, ohne dass sich diese Informationen mühsam in einzelnen Protokollen zusammen gesucht werden müssen. Zudem kann sich jeder Mitarbeiter der z.B. im Urlaub war innerhalb kürzester Zeit einen umfassenden Überblick über die einzelnen Themen in der Abteilung verschaffen.

Mehr regelmässige Meetings sollte es eigentlich nicht brauchen, um ein Team aus frei arbeitenden Mitarbeitern zu führen. In Einzelfällen wie der Entwicklungsabteilung haben sich tägliche Stand-Ups am Morgen etabliert. Diese eignen sich natürlich auch, um Phasen besonderer Anspannung etwa zum Launch eines Produktes, bei einem bevorstehenden Event oder in wirtschaftlichen Krisen besser zu meistern, da dann ein höheres Maß an Abstimmungsbedarf besteht. Der Drive, der dabei entsteht ist absolut nicht zu unterschätzen. 

Zu guter Letzt sollte noch mit allen Meeting-Teilnehmern vereinbart werden, dass Telefone und eMails während des Meetings absolut Tabu sind. In der Regel sollte ein Screen reichen, den alle Teilnehmer via Beamer sehen können. Dort wird auch dokumentiert, wer welche Aufgaben übernimmt etc. - Persönliche Notizen in digitalen Geräten erfordern absolute Disziplin. Der Kurze Schwenk zu anderen Applikationen ist absolut verpönt, da es die Qualität eines Meetings negativ beeinflusst und jedes Mal geistige Umschaltzeit benötigt.

Also dann, auf geht’s.