OKRs mit Wunderlist organisieren!

Das OKR Framework ist vom Prinzip her ein sehr einfaches Management-Tool. Genau aus diesem Grund kann es manchmal recht hilfreich sein, die Verwaltung der OKRs auch möglichst einfach und praktikabel zu gestalten. Viele der dedizierten OKR Lösungen sind recht umfangreich und für gerade kleine Organisationen oder Einzelpersonen zu umfassend.

Wunderlist bietet als einfache ToDo-Liste eine sehr schöne Möglichkeit OKRs alleine oder im Team zu verwalten und somit nicht nur Ziele sondern auch Aufgaben und die dazugehörige Kommunikation an einer Stelle zu verwalten.

Wichtig: Man muss Gedanklich trennen zwischen den Zielen (Output und Outcome) und den Aufgaben (Input), die zur Erreichung der Ziele führen. Sofern man eine eindeutige Trennung dieser einzelnen Bestandteile sicherstellt ist die Organisation in einer ToDo Liste sehr pragmatisch möglich.

Wunderlist bietet die Möglichkeit einzelne Listen anzulegen und diese in Gruppen zu organisieren. Eine einzelne Liste steht für ein eigenes Objective. Die Liste beschreibt also konkret das zu erreichende Ziel. Somit ist der Outcome des Projektes konkretisiert.

Innerhalb der Liste definiert man nun die Kernergebnisse, die es zu erreichen gilt. Die entsprechenden Key Results werden mit einem #KR versehen, so dass es einen extra Tag für die Kernergebnisse gibt. Alle mit dem Tag #KR versehenen Aufgaben sind nicht als Aufgaben zu sehen sondern als Key Results. 

Zur Erfüllung der Key Results werden nun einzelne Aufgaben definiert, die es zu erledigen gilt. Diese Aufgaben können entweder als Unteraufgaben eines KRs angelegt werden. In vielen Fällen wird dies aber schnell unübersichtlich. Vor allem nimmt es die Option mehrere Aufgaben zu einem KR an unterschiedliche Personen zu verteilen und entsprechende Kommunikation zu strukturieren. Aus diesem Grund bietet es sich an eigene Aufgaben anzulegen und diese einfach unterhalb eines #KR zu sortieren. So entsteht auch eine optische Trennung und man weiss sofort auf welches KR eine Aufgabe einzahlt.

Um das gesamte OKR Set auf einen Blick zu sehen muss man nur auf den Tag #KR klicken und die einzelnen KRs der jeweiligen Listen werden unter den entsprechenden Objectives aufgezählt. Die Aufgaben werden in dieser Darstellung nicht angezeigt, da sie nicht mit dem entsprechenden Tag versehen sind. Somit hat man immer einen Überblick über alle noch offenen KRs eines OKR Sets in der Wunderlist.

Es hat sich als praktikabel erwiesen weitere Listen zu pflegen, die sich mit Allgemeinen Themen auseinandersetzen. Einige organisatorische Aufgaben oder Themen wie beispielsweise die Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung sind nicht zwingend Themen, die einzelnen OKRs zuzuordnen sind, müssen aber dennoch gemacht werden. Hierfür eigenen sich thematische Listen. Eine Backlogliste ermöglicht es, neue Aufgaben zu sammeln, sich aber zum aktuellen Zeitpunkt aber nicht mit deren Umsetzung zu beschäftigen. 

Sobald man eine neue Aufgabe aus dem Eingang in eine Liste sortiert, um sie entsprechend zu bearbeiten fragt man sich nun automatisch auf welches Objective diese Aufgabe einzahlt. Die Zuordnung zu einzelnen Key Results innerhalb einer Liste hilft ebenfalls enorm bei der Priorisierung. Findet sich kein passendes "O" innerhalb der Listen muss man sich ernsthaft die Frage stellen, ob diese Aufgabe zum aktuellen Zeitpunkt bearbeitet werden sollte oder nicht doch lieber in den Backlog verschoben wird.

Diese Technik eignet sich auch hervorragend um OKRs in kleinen Teams zu organisieren. Die Teammitglieder werden Mitglieder der jeweiligen Listen. Die Zuständigkeiten werden entsprechend der OKR Sets zugeordnet. Die Delegation von Aufgaben und aufgabenbezogene Kommunikation kann so immer mit dem richtigen Teilnehmerkreis direkt dort stattfinden wo auch die operative Arbeit organisiert wird.

Uns würden Eure Erfahrungen mit Wunderlist und OKRs interessieren! Teilt Sie uns gerne in den Kommentaren mit!