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OKRs mit Confluence richtig organisieren

Blog

Inspirierende Veröffentlichungen, kurze Einblicke in unser Denken, Anreize zum Nachdenken - all dies bietet dieser Blog als Sammlung zu den Themen Entrepreneurship, Management und Leadership. 

OKRs mit Confluence richtig organisieren

Marco Alberti

Confluence von Atlassian ist ein sehr mächtiges Tool, wenn es um die Verwaltung gemeinsam genutzter Inhalte geht. Die Zusammenarbeit im Team wird durch die moderne Form der Dokumentation deutlich erleichtert, da mehrere Teammitglieder somit einfach Inhalte erstellen und verändern können und gleichzeitig über Änderungen informiert werden. Die Kommunikation zu einzelnen Projekten wir hier ebenfalls deutlich erleichtert, da sie einen direkten Bezug zu einem Thema und einem konkreten Projektraum hat.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein zusätzliches Tool die Arbeit nicht immer erleichtert. Wird Confluence bereits im Unternehmen eingesetzt, so ist es in vielen Fällen der effizienteste Weg, dieses Tool auch zur Verwaltung von OKRs im Unternehmen einzusetzen. Der große Vorteil besteht darin, dass die Informationen auf der Arbeitsebene in Form von Projekten direkt mit OKRs in Verbindung gebracht werden können. So lassen sich Projektseiten, Protokolle von Meetings oder Entscheidungsvorlagen wunderbar mit einzelnen Objectives oder Key Results verlinken. 

Ein öffentlich zugänglicher OKR Bereich bietet eine "digitale Heimat" für das Thema OKRs im Allgemeinen. Hier können sich Mitarbeiter über das Framework informieren, Schulungsvideos ansehen oder sich über häufig gestellte Fragen informieren. So kann zum Beispiel unsere OKR FAQ Seite einfach verlinkt werden, um den Mitarbeitern einen direkten Zugriff auf stetig aktualisierte häufige Fragen zum Thema OKR zu geben. 

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Die OKR Sets der Firma, der Abteilungen, der einzelnen Teams und der jeweiligen Mitarbeiter sind für alle Mitarbeiter zentral im OKR Bereich einsehbar. Damit ein Team die Teamziele auch direkt auf der Startseite des Teams sieht kann eine direkte Verknüpfung der OKR Seite in die Seite des Teams oder des Mitarbeiters erstellt werden. So sind die OKRs auch in den operativ wichtigen Bereichen jederzeit transparent, müssen aber nur einmal gepflegt werden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass der Zugriff auf die OKRs durch alle Mitarbeiter erfolgen kann, selbst wenn beispielsweise der Bereich HR oder Finanzen nur einer bestimmten Nutzergruppe zugänglich ist.

Jedes Quartal bekommt eine eigene Seite, so dass auch die Zieldefinitionen vergangener Quartale jederzeit nachvollzogen werden können. Die einzelnen Abteilungen wie Marketing oder Sales bekommen ebenfalls eigene Seiten. Einzelne Teams oder Mitarbeiter werden auf einzelnen Seiten dann den Abteilungen zugeordnet. Bei Matrixorganisationen bietet es sich an, die Zuordnung der Sets nach den Themen und nicht den disziplinären Verantwortungsbereichen abzubilden.

Die Darstellung der OKRs erfolgt in einer Tabelle. Diese enthält zunächst das Confidence Level, das Grading und die Beschreibung der jeweiligen Objectives und Key Results. Darüber hinaus werden in der Tabelle die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Abteilungen, Teams oder Personen dargestellt. Eine Abhängigkeit liegt im Sinne der Vorlage nur dann vor, wenn die verlinkte Abteilung ebenfalls ein Key Results zu dem Thema formuliert hat und somit einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung des Ziels liefert. Kleinere Abhängigkeiten, die in der erwähnten Abteilung aber aufgrund des geringen Aufwands keine Beachtung in Form eines Key Results finden, werden in der Spalte Support entsprechend erwähnt. 

Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit verwendet man für das Grading des erreichten KRs eine farbliche Codierung von grün, gelb und rot. Alle Zielerreichungsgrade von 0-49% werden rot eingefärbt, 50-69% gelb und alle Werte über 70% erscheinen grün. So lässt sich bei der Bewertung der OKR Sets in nur wenigen Augenblicken eine Tendenz für den erzielten Erfolg wahrnehmen.

Innerhalb der einzelnen Key Results können operative Verlinkungen zu entsprechenden Projekten vorgenommen werden, so dass der Nutzer über die Verlinkung direkt auf operativer Ebene in ein Projekt springen kann und dort auch direkt den Projektverlauf inkl. definierter Aufgaben unter den Projektteilnehmern nachvollziehen kann. Auf der Projektebene werden die unterschiedlichen Mitarbeiter einzelner Abteilungen oder Teams inhaltlich zusammengeführt. Meetings, Dokumentation und Kommunikation findet entsprechend auf der Projektebene statt.

Abstimmungsmeetings einzelner Abteilungen oder Personen finden im OKR Framework mit einer klaren Agenda statt. Die einzelnen Key Results werden von den einzelnen Mitgliedern des Teams im Vorfeld mit Fortschritten, Problemen und Entscheidungen, Learnings und Verbesserungen sowie nächsten Schritte versehen. Die Vorlage für ein OKR Meeting wird direkt mit dem jeweiligen OKR Set verbunden, so dass immer der aktuelle Bezug zu dem OKR Set hergestellt wird, ohne dass die Inhalte jedes mal neu oder manuell in die Agenda übernommen werden müssen. Die Agenda ergänzt das OKR Set um einige Spalten. die dann entsprechend vorausgefüllt und verlinkt werden können. Sollte in der Diskussion eine Vertiefung der Betrachtungsweise auf Projektebene erforderlich sein, so kann direkt in das verlinkte Projekt gesprungen werden, ohne den Flow des Meetings unterbrechen zu müssen.

Jedes Meeting wird mit Hilfe der Blueprints vorbereitet und dokumentiert und an den gesamten Teilnehmerkreis über die Funktion der "Beobachter" kommuniziert. So erhalten auch abwesende Teammitglieder stets die wichtigsten Informationen aus einem Meeting automatisch.