Welche Tools eignen sich zur Verwaltung von Objectives and Key Results (OKR)?
Marco Alberti
Nach der Einführung von OKRs stellt sich schnell die Frage nach dem richtigen „Tooling“ zu Verwaltung der Objectives und der Key Results. Man steht vor der Entscheidung, ob man eine eigene OKR Software als Software as a Service einsetzen soll, oder doch lieber auf bereits bestehende Lösungen im Unternehmen zurückgreifen sollte. Darüber hinaus gibt es meist Überlegungen zur Sichtbarkeit des Leitbildes und der aktuellen OKRs über den Bildschirm hinaus, um eine dauerhafte Präsenz zu erzeugen, die gerade zu Beginn eines Changeprozesses sehr hilfreich sein kann.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich die wichtigste Grundregel auf die Nutzungswahrscheinlichkeit des Tools bezieht. Es ist sinnvoller OKR in einem nicht ganz so hübschen, aber dafür täglich genutzten Tool abzubilden, als ein weiteres Informationssilo zu schaffen, das dafür aber alle Informationen hübsch aufbereitet. Die regelmässige Nutzung geht vor! Nichts ist wirkungsloser als ein Set an OKRs, das erst kurz vor dem Reviewtermin wieder das Licht der Welt erblickt. Sobald sichergestellt ist, dass ein dediziertes Tool Einzug in die tägliche Arbeit hält, kann eine solche Lösung das Framework interaktiv darstellen und auch den Spaß im Umgang mit OKRs steigern. Das schöne ist aber vor allem, dass OKRs so einfach sind, dass zur Not auch ein Blatt Papier ausreicht - es zählt das Mindset, nicht die Software.
Übersicht über die gängigen OKR Softwarelösungen (SaaS) und OKR Tools
Confluence (Mehr unter OKRs mit Confluence richtig organisieren)
Workpath (Ein Interview mit dem Founder)
Wunderlist (Mehr unter OKRs mit Wunderlist organisieren)
Google Docs und OKRs
Eine der häufigsten Fragen in den Workshops und Seminaren ist „Eignet sich Google Docs zur Verwaltung unserer OKRs?“. Viele unserer Kunden verwenden Confluence oder Google Docs (Google Spreadsheets in Google Drive) zur Verwaltung ihrer OKRs. Das ist vor allem dann zu empfehlen, wenn die gesamte Informations- und Kommunikationsstruktur des Unternehmens bereits auf diesen Systemen läuft. (Sollte es keine derartigen Systeme und Strukturen geben, sollte man an dieser Stelle dringend über die Einführung nachdenken. eMails und handgeschriebene Todo Listen sind keine zukunftssichere Kommunikationsstruktur).
In Google Sheets lässt sich eine einfache Tabelle erstellen, die die fünf Objectives mit den KRs übersichtlich auf einer Seite darstellt. Die erste Seite des Sheets kann als Ebene der Firmen- oder Abteilungsziele dienen. Auf weiteren Blättern können nach dem gleichen Muster mehrere Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter dargestellt werden. Sobald man Zwischenstände in der Bewertung der einzelnen KRs einträgt (z.B. 0.25, 0.5, 0.75) färben sich die Zellen vor dem KR in einer Art Ampelsystem ein, so dass man auf einen Blick einen schnellen Überblick über die grundlegende Situation der einzelnen KRs erhält.
Wir haben ein Muster OKR Google Doc Spreadsheet erstellt. Das Dokument kann hier angeschaut und auch gerne kommentiert werden.