Ein Google Sheet für die Durchführung und Dokumentation des OKR Workshops
Korbinian
In diesem Blog Post stellen wir Euch unser OKR Sheet vor, mit dem wir die Ergebnisse unserer OKR Workshops dokumentieren und zeigen Euch, wie man damit auch Remote-Workshops abbilden kann. Wir nutzen in unseren Workshops ein Google Sheet, in dem wir die Vorschläge für die Company OKRs zusammen mit denen für die Team OKRs (= OKRs der zweiten Ebene) abbilden und „matchen“. Der Matching Prozess wird im Google Sheet automatisiert abgebildet.
Das Google Sheet könnt Ihr Euch hier anschauen und für Euren Workshop kopieren.
Und so arbeitet Ihr mit dem Template
VOR DEM WORKSHOP:
Vor dem Workshop machen sich alle Teilnehmer des OKR Workshops – also alle Mitglieder des Leadership Teams – unabhängig voneinander Gedanken darüber, was aus ihrer Perspektive die sinnvollsten Ziele für den jeweils eigenen Bereich sind und verfassen einen OKR Vorschlag dafür.
Alle Vorschläge werden vor dem Workshop in dem Google Sheet eingetragen.
CEO -> Vorschlag für Company OKRs
Team Lead Produkt -> Vorschlag für Produkt OKRs
Team Lead Marketing -> Vorschlag für Marketing
usw….
Auszufüllen sind vor dem Workshop:
Objectives & Key Results
Crossfunctional Alignment (Spalte E)
Support Function (Spalte F)
Spalte D wird erst während des Workshops ausgefüllt!
Timing für die Vorschläge:
Die Team Leads laden Ihre Vorschläge spätestens 2 Tage vor dem Workshop hoch und legen sich dafür je ein eigenes Sheet an (TEAM 1, TEAM 2 usw. in der Vorlage).
Sind alle Team OKR Vorschläge rechtzeitig im Sheet eingetragen, hat die Geschäftsführung Gelegenheit, die Vorschläge der Teams durchzuschauen, bevor der finale Company OKR Vorschlag hochgeladen wird.
IM OKR WORKSHOP:
Wie immer startet der OKR Workshop mit einer Retrospektive des vergangenen Quartals und einem Review der Company OKRs des letzten Quartals.
Ist der Rückblick abgeschlossen wirft man gemeinsam nochmal einen Blick auf die wichtigsten Strategien und Prioritäten für das Quartal sowie den aktuellen Stand der KPIs, um den Fokus für den OKR Workshop und das neue Quartal nochmal hervorzuheben, bevor es in die Definition der neuen OKRs geht.
Die OKR Planung für das neue Quartal mit dem OKR Sheet:
Die Geschäftsführung stellt den Vorschlag für die Company OKRs vor und erklärt Hintergründe und den jeweiligen Ursprung der Ziele.
Ist es abgeleitet aus der Strategie?
Adressiert es ein Problem?
Bildet es das Tagesgeschäft ab?
Alle sollen ein klares Verständnis für die Inhalte des Company OKR Vorschlags haben!
Matching:
In diesem Schritt wollen wir die Abweichungen zwischen den Vorschlägen der Teams und der Geschäftsführung identifizieren.
Jetzt gehen alle Team Leads in ihr Sheet, um in Spalte D über das Dropdown Menü auszuwählen, zu welchem der Company Key Results ihr Team Key Result einen Beitrag leistet.
Kann ein Team Key Result keinem der Company Key Results zugeordnet werden, bleibt die Spalte D leer.
Das Sheet "OKR Matching“
Mit dem „matchen“ der Team Key Results zu den Company Key Results, füllt sich das Sheet "OKR Matching“.
Hier kann man jetzt auf einen Blick sehen, welches der Company KRs von welchen Team KRs unterstützt wird und hat schon einen ersten Indikator dafür, ob Geschäftsführung und Teams in dieselbe Richtung denken, oder ob es viele Mis-Matches gibt…
Es gibt zwei Arten von Mis-Matches:
Ein Company KR findet keine oder viel zu wenig Unterstützung aus den Teams, um erreicht zu werden.
Das Thema muss entweder von den Teams aufgenommen werden, oder aus den Company OKRs entfernt werden.
Team KRs können keinem der Company OKRs zugeordnet werden. Diese werden automatisch unter "Mis Matches“ in Spalte A gesammelt.
Steht hier ein Thema, das mehrere Teams involviert und viele Ressourcen bindet, muss es auch in den Company OKRs abgebildet werden – falls wir uns dafür entscheiden, es auf die Agenda zu nehmen. Das bedeutet meistens, dass wir ein anderes Thema zurückstellen müssen! Die Entscheidung wird in der Gruppe getroffen!
Das Tagesgeschäft der einzelnen Teams muss nicht immer 1:1 in den Company OKRs abgebildet sein – auch wenn man meist einen Link herstellen kann: Dass unsere Server nicht ausfallen dürfen ist im Normalfall kein Ziel auf Company-Ebene. In der IT aber ein Thema, das Ressourcen bindet und deshalb in den IT Team OKRs abgebildet ist.
Sind alle Lücken identifiziert und diskutiert, gehen wir in Break Out Sessions:
Wir bilden kleine Gruppen, die sich jeweils mit einem Company OKR und den dazugehörigen Inputs, sowie den Änderungen aufgrund der Diskussion zurückziehen, um einen Vorschlag für die finale Formulierung des Company Objectives und der Key Results zu machen.
Nach der Break Out Session kommen wir zusammen und definieren die finalen Formulierungen der Company OKRs für das Quartal gemeinsam.
Das ist in der Regel das Ende von Tag 1 im zweitägigen OKR Workshop
Abstimmung der Team OKRs
Mit den finalen Company OKRs können die Team Leads jetzt ihre ursprünglichen OKR Vorschläge überarbeiten und auf die neuen Company OKRs hin anpassen.
Sind die Inhalte der Team Sets eingetragen, bleibt noch das Alignment zwischen den Teams.
In dem Google Sheet nutzen wir die Spalten E und F der Team-Sheets für das Abstimmen der Ressourcen der Teams:
Spalte E: "Crossfunctional Alignment" bedeutet, dass es eine starke Abhängigkeit zum anderen Team gibt und dort auch relevanter Aufwand entsteht, sodass das andere Team ein Key Result dafür haben muss.
Spalte F: "Support Function“ bedeutet, dass man zwar eine Abhängigkeit hat, diese aber nur wenig Aufwand im anderen Team verursacht.
Der letzte Schritt:
Sind alle Team Sets abgestimmt, aktualisieren wir als letzten Kontroll-Schritt noch einmal die Spalte D der Team Sets.
Dadurch generiert sich wieder das „OKR Matching“ und wir sollten jetzt sehen, dass es keine Lücken mehr unter den Company OKRs gibt und in den Mis-Matches keine Themen enthalten sind, die großen Aufwand über mehrere Teams verursachen.
Passt? Dann viel Erfolg mit den neuen OKRs!
PS: Das Sheet „Blueprint Leadership Meeting“ kann zur Dokumentation von OKR Meetings nach der O-K-R-S Agenda verwendet werden ;)