Die häufigsten Fehler beim Formulieren von OKRs
Korbinian
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung von OKRs ist der damit einhergehende Mindchange. Man kommt oft aus einer stark input-getriebenen Welt und soll jetzt outcome- bzw. output-orientierte Ziele und Resultate formulieren.
Da wir in unseren Projekten immer wieder auf dieselben Probleme und Schwierigkeiten treffen, haben wir versucht, einige der „klassischen Fehler“ hier zu sammeln und zu erläutern.
OKRs zu formulieren braucht zugegebenermaßen etwas Übung – ich hoffe diese Sammlung hilft dabei. Wer noch weitere Anregungen hat kann uns diese gerne als Kommentar zukommen lassen
Die klassischen Fehler beim Formulieren von OKRs
Objectives – „Was hat’s gebracht?“
Evergreens
Unter Evergreens verstehen wir Objectives, die per se immer gut sind und nicht abgeschlossen sind. Sie treffen keine konkrete inhaltliche Aussage für die nächsten drei Monate.
Klassische Beispiele dafür sind Objectives wie:
„Kundenzufriedenheit steigern“
„Webhosting-Kosten senken“
„Mitarbeiterzufriedenheit steigern“
Es wäre zwar immer gut, diese Ziele zu erreichen, jedoch sind sie wenig aussagekräftig und beschreiben keinen konkreten, qualitativen Zustand, den wir bis zum Ende des Quartals erreicht haben wollen. Konkretere Ziele erleichtern das Ableiten guter Key Results und die folgenden Ebenen haben weniger Probleme dabei, ihre OKRs abzuleiten.
Gute Indikatoren um Evergreens zu identifizieren sind Wörter wie steigern, verbessern, senken, etc.
Besser sind konkrete Aussagen wie z.B.:
„Unsere Kunden empfehlen uns weiter.“
„Mitarbeiter können laufende Projekte komplett eigenständig bestreiten.“
„Unser Blog wird als Informationsquelle für OKRs und Leadership wahrgenommen.“
Mit diesen Objectives beschreiben wir einen qualitativen Zustand, den wir am Ende des Quartals erreicht haben wollen. In den Key Results definieren wir dann die Erfolgstreiber, die wir beeinflussen können, um das Objective zu erreichen.
Messbare Objectives
Ein Objective enthält keine Metrik und ist nicht messbar!
Es geht darum, eine qualitative inhaltliche Aussage zu treffen. Die Spezifikation erfolgt in den Key Results.
Als Faustregel gilt:
Objective = qualitative inhaltliche Aussage
Key Result = messbare Ergebnisse die erzielt werden um O zu erreichen
Key Results – „Wie erreichen wir das O?“
Meilensteine/Tasks
Wahrscheinlich der häufigste Fehler beim Formulieren von OKRs.
Oft neigt man dazu Meilensteine aufzuschreiben, die den Weg zur Erreichung des Os beschreiben.
Eine zeitliche Abfolge kann in den OKRs jedoch nicht abgebildet werden. Die Fälligkeit eines KRs ist immer das Ende des Quartals.
Die Key Results sehen dann oft folgendermaßen aus:
Immobilie für Smoothie-Laden mit + 2.000 Passanten/h finden
Mietvertrag mit monatl. Miete < 2.000,- €
Ladenbau in 30 Tagen abschließen
1000 Smoothies verkaufen
Diese Herangehensweise kommt aus dem Projektmanagement. Das findet aber nicht in den OKRs statt, sondern eine Ebene darunter.
In der OKR Logik fokussieren wir uns auf das Endresultat der Meilenstein-Kette. In unserem Beispiel sind das die 1.000 verkauften Smoothies. Diese 1000 Smoothies werden wir nur verkaufen, wenn wir davor die Tasks auf dem Weg dahin erledigen.
Und-Verkettungen
Oft wird versucht, mehrere Treiber in ein Key Result zu packen. Das führt dann zu langen Und-Verkettungen wie z.B. „Produkt XY ist auslieferbar und an 500 potentielle Käufer kommuniziert.“
Spätestens am Ende des Quartals stößt man auf das Problem der Bewertung eines solchen KRs. Wie bewertet man, wenn z.B. 500 Kunden unser Produkt kennen, es aber noch nicht auslieferbar ist? Man wird hierfür keine klare und objektive Bewertung finden, weshalb die Und-Verkettung auf jeden Fall vermieden werden sollte.
An/Aus Metrik
Unter einer An/Aus Metrik verstehen wir eine binäre Metrik. Das heißt, das Ziel kann nur erreicht oder verfehlt werden. Als Verantwortlicher für ein solches KR kommt man oft in die Situation, dass 90% der Arbeit erledigt sind, das Ziel aber noch nicht erreicht wurde. Obwohl man vielleicht schon viel erreicht hat, wird das Ziel aufgrund der An-/Aus-Formulierung mit 0 bewertet.
Output anstelle von Input
Wir wollen in unseren OKRs keinen Aufwand abbilden, sondern die Ergebnisse des Aufwands. Am Beispiel einer Marketing-Kampagne kann das so aussehen:
Anstatt 300.000 Leute zu erreichen nehmen wir uns vor, 70.000 Leute auf unsere Website zu bekommen oder 10.000 NL-Anmeldungen zu generieren – je nach dem welches Ziel die Kampagne verfolgt. Die Reichweite zu bekommen verursacht nur Arbeit und Kosten. Erfolgreich sind wir erst, wenn wir es geschafft haben, die Reichweite auch zu konvertieren.
Termine, Deadlines etc.
Alle OKRs sind zum Ende des Quartals fällig. Es können keine zusätzlichen Timings oder Deadlines in den KRs manifestiert werden! Sollten wir ein Projekt schon zur Hälfte des Quartals abschließen haben wir noch ein halbes Quartal Zeit, um die Früchte der Arbeit zu ernten.
Wenn z.B. zur Hälfte des Quartals ein neues Ticket-System eingeführt wird, haben wir noch ein halbes Quartal Zeit, um zu beweisen, dass das neue System auch wirkt und eine Verbesserung gebracht hat. Das kann sich z.B. in der Bearbeitungszeit oder der Übergaben pro Ticket ausdrücken.
Nur ein Key Result?
Wenn wir für ein Objective wirklich nur ein Key Result finden können ist das meist ein Indikator dafür, dass das Key Result eher ein Objective sein sollte. Oft ist in diesem Fall das KR auch einfach ein messbarer Indikator für das O und kein Erfolgstreiber.
Alles in allem ist es ganz normal, dass man in den ersten Runden ein paar der klassischen Fehler in seinen OKRs findet. Der Lerneffekt tritt dann am Ende bei der Bewertung ein. Man stellt fest, dass die Key Results gar nicht so einfach zu bewerten sind. Die Learnings können dann direkt in den OKR Vorschlag fürs nächste Quartal einfließen und das Formulieren von OKRs fällt einem immer leichter.