Der Remote OKR Workshop - So funktioniert das Alignment von Zielen aus dem Home-Office!

In unsicheren Zeiten ist es umso wichtiger, dass Mitarbeiter und Führungskräfte klare Ziele haben! Arbeitet ein ganzes Unternehmen mehr oder weniger plötzlich aus dem Home-Office, so stellt es eine besondere Herausforderung dar, allen Mitarbeitern Orientierung zu geben und den richtigen Fokus für die kommenden Wochen und Monate zu definieren.

Das OKR Framework als agiles Führungsinstrument ist per Definition für genau solche Situationen gemacht: es wurde für das Steuern in Unsicherheit und hoher Komplexität entwickelt. Der erste wichtige Erfolgsfaktor ist, besonders jetzt auf Tools wie OKRs zu vertrauen und Ziele für die nächsten Monate auch strukturiert zu erarbeiten, wenn die Rahmenbedingungen schwierig und ungewöhnlich sind.

Wir sind als Unternehmen grundsätzlich ganzheitlich virtuell aufgestellt, so dass die ganze Abstimmung zwischen allen Mitgliedern des Teams sowieso "in der Cloud" stattfindet. Diese DNA hilft uns nun natürlich dabei, die bisherigen Offline-Prozesse ohne Qualitätsverlust digital zu übersetzen. Hier wollen wir einen Überblick geben, wie der OKR Workshop auch in einem rein virtuellen Setup zu einem vollen Erfolg wird - und auch noch Spaß machen kann!

Der rein digitale OKR Workshop

Der zentrale Bestandteil der virtuellen OKR Workshops ist mit Sicherheit die verwendete Tool Landschaft. Wir haben über die Jahre zahlreiche Tools und Lösungen getestet und setzen in Zeiten von Corona auf das folgende Setup:

- Zoom: Die Plattform für Video-Calls erlebt seit dem Ausbruch der Corona Pandemie einen regelrechten Boom. Glücklicherweise kann die Plattform trotz stark steigender Nutzerzahlen die Qualität der Video-Anrufe stabil halten, sodass die Übertragung von Ton, Video und Bildschirminhalten stabil funktioniert. Zoom bietet die Möglichkeit Break-Out-Sessions innerhalb eines Meetings zu machen, sodass mehrere Teilnehmer eines Workshops in unterschiedlichen Kleingruppen gemeinsam an Inhalten arbeiten können. Der OKR Champion hat die Möglichkeit zwischen den Gruppen hin und her zu wechseln und gleichzeitig die zentrale Moderation wie Timings etc. zu koordinieren.

- Miro: Das Tool Miro ersetzt für uns sowohl die klassischen White-Boards, Flip-Charts und Post-Its, dient aber gleichermaßen als Möglichkeit um Inhalte zu präsentieren und durch die Struktur eines Workshops zu führen. Dabei ist es sowohl möglich, dass ein Moderator durch die verschiedenen Bereiche des Workshops führt, als auch, dass mehrere Teilnehmer gleichzeitig an Inhalten auf dem Board arbeiten. Teilnehmer, die keine eigenen Inhalte auf dem Board bearbeiten müssen, können das Board einfach über einen Link ohne Anmeldung betrachten.

- Google Docs: Reicht das technische Setup aller Teilnehmer nicht für die Verwendung von Miro aus, so haben wir unser Google Sheets Template nocheinmal so überarbeitet, dass die Inhalte der OKR Sets aller Abteilungen eines Unternehmens übersichtlich abgebildet werden können. Den sogenannten "Matching-Prozess" der Inhalte der Company OKRs zu den einzelnen Abteilungen bzw. Teams bildet dieses Sheet ebenfalls schnell und übersichtlich ab.

- Slack: Arbeitet man im Team sowieso bereits virtuell zusammen oder sollen die Inhalte des Workshops vielleicht noch weiter bearbeitet werden oder zusätzliche Informationen oder Fragen ausgetauscht werden, so bietet sich ein eigener Slack Channel an. Slack bietet die Möglichkeit zwischen zwei Unternehmen die Slack verwenden einen Channel zu teilen, so dass beide Unternehmen in der gewohnten Slack-Umgebung bleiben können, sich aber alle Teilnehmer eines Workshops beispielsweise in einem gemeinsamen Kanal finden.

Wir empfehlen, im Remote-Workshop nach Möglichkeit auf zwei Bildschirmen zu arbeiten, um zum Beispiel parallel in Zoom und Miro arbeiten zu können. Sogar mit einem Smartphone oder Tablet als 2nd-Screen wird die Erfahrung deutlich verbessert. Ideal ist z.B. ein Tablet mit Pencil, um die Whiteboard-Funktionen von Miro oder Zoom zu nutzen.

Neben den technischen Voraussetzungen benötigt die Agenda eines digitalen OKR Workshops ebenfalls eine gewisse Anpassung. Es muss unbedingt darauf geachtet werden, regelmässige Pausen einzuplanen und diese auch konsequent einzuhalten. Gerade Teilnehmer, die vor der besonderen Herausforderung stehen, zu Hause gleichzeitig ihre Kinder zu versorgen oder ähnliches, müssen deutlich mehr planen können, als dies in einem physischen Offsite Workshop der Fall ist.

Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, den Tag in vier Blöcke zu je 90 Minuten einzuteilen und jeweils 30 Minuten Pause dazwischen einzuplanen. Die Mittagspause sollte mindestens 60 Minuten dauern.

Der wichtigste Erfolgstreiber für die richtigen OKRs - und damit auch für die richtigen Ziele zur Steuerung eines Unternehmens im Home-Office - ist die inhaltliche Vorbereitung. Analog zum physischen OKR Workshop bringen sowohl CEO, als auch Teamleiter fertige OKR-Set-Vorschläge für ihre Verantwortungsbereiche mit. Die Diskussion innerhalb des Workshops sollte stets über konkrete Inhalte stattfinden, anstatt diese in einer Art Co-Creation erst gemeinsam zu suchen.

Anders als im herkömmlichen OKR Prozess kann es in Ausnahmesituationen wie der Corona Krise hilfreich sein, dass die Geschäftsführung ihren Vorschlag für das Company OKR Set mit den Teamleitern teilt, bevor sie die Vorschläge für ihre Teams erstellen. Dies ist besonders dann hilfreich und zeitsparend, wenn der Spielraum der möglichen Themenfelder für das nächste Quartal sehr begrenzt ist und ein reines Strategie-Update – wie vor normalen OKR Plannings – zu viel Interpretationsspielraum lassen würde. Die unterschiedlichen Interpretationen müsste man dann im Workshop auflösen, was Zeit und Energie kostet.

Wir empfehlen diese Anpassung des Prozesses ausdrücklich nur dann, wenn die Themenfelder aus strategischen Gründen sowieso schon recht eng begrenzt sind. Andernfalls sollte man weiterhin die Prozesse Bottom Up und Top Down im Gegenstromprinzip übereinander fahren.

Um mit der Zeit und Aufmerksamkeit aller Teilnehmer möglichst schonend umzugehen, sollten die Diskussionen auf eine inhaltliche Ebene begrenzt werden. Die konkrete Umformulierung einzelner Key Results oder die Überarbeitung von Team OKRs kann in nachgelagerte Office Hours mit dem OKR Champion ausgelagert werden.

Die Vorteile von virtuellen Formaten nutzen

Es war noch nie so leicht wie bei einem virtuellen Workshop die Diskussionen zu dokumentieren und im Nachhinein nachzuvollziehen! Dies birgt ein enormes Potential Verbesserungen zu erzielen und schnell zu lernen. Daher sollte man die virtuellen Workshops aufzeichnen! Daraus ergibt sich die Möglichkeit in der Retrospektive noch einmal kurz in die damalige Diskussion einzutauchen und zu verstehen, wie zum Beispiel einzelne Formulierungen von Objectives oder Key Results gemeint waren oder welche Argumentation zu einer Entscheidung geführt haben. In so manchem Offline Workshop hätten wir uns dieses "Feature" schon sehr gewünscht.

Als Fazit unserer bisher durchgeführten Remote OKR Workshops können wir zusammenfassen, dass die inhaltlichen Diskussionen absolut vergleichbar zu denen in physischen Workshops stattfinden. Das gesamte Team bekommt innerhalb kürzester Zeit einen vollständigen Überblick über die Gesamtsituation des Unternehmens, den wichtigsten Zielen aller Abteilungen für das kommende Quartal und den jeweiligen Auswirkungen der Krise. Für die Führungskräfte und Mitarbeiter stellt das OKR Framework somit nach wie vor die wichtigste Quelle zur Orientierung innerhalb einer komplexen Umwelt dar. Der investierte Aufwand ist im Vergleich zu der gewonnenen Klarheit in Bezug auf Transparenz und Konzentration auf die richtigen Ziele gering.

Jetzt also viel Spaß beim möglicherweise ersten virtuellen OKR Workshop aus dem HomeOffice.