OKR Tools: Welche Optionen gibt es und wie finde ich die richtige OKR Software?
Korbinian
Objectives & Key Results (OKRs) sollen in einem Unternehmen den Fokus auf die wichtigsten Ziele richten und zu besserer Kommunikation und Transparenz führen. Ein wichtiger Faktor ist dabei die sogenannte “Digitale Heimat” der OKRs. In diesem Artikel beschäftigen wir uns daher mit der Auswahl der richtigen OKR Software und haben wir uns die folgenden Lösungen angeschaut:
Asana
Confluence (Atlassian)
GSuite
Microsoft 365
betterworks
gtmhub
workpath
perdoo
Eine umfangreiche Liste von OKR Tools haben wir am Ende des Artikels zusammengestellt.
Was ist ein OKR Tool?
Objectives & Key Results lassen sich – wenn sie einmal definiert sind – relativ einfach digital abbilden. Sogar eine analoge Lösung wäre in einem sehr kleinen Team denkbar…
Prinzipiell sollte man den OKRs aber eine digitale Heimat in einem OKR Tool geben. Dort werden alle aktuellen OKR Sets transparent abgebildet, die OKR Meetings dokumentiert sowie Timings & Deadlines des OKR Prozess kommuniziert. Je nach Lösung bietet es sich auch an, eine OKR Knowledge-Base einzurichten, wo häufige Fragen beantwortet und Informationsquellen zur Verfügung gestellt werden.
Als OKR Tools gelten zum einen eigenes für die Verwaltung von OKRs entwickelte Lösungen und zum anderen auch einige Tools die ursprünglich für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Organisationen entwickelt wurden.
Bei jeder OKR Einführung stellt sich früher oder später die Frage, wie man die verschiedenen OKR Sets dokumentieren und verwalten soll. Die Entscheidung über die beste Lösung hängt wie so oft von mehreren Faktoren ab und man muss sich genau überlegen, was man sich von einem OKR Tool erwartet.
Eines ist jedoch sicher: Am Ende entscheidet die OKR Software nicht über Erfolg oder Misserfolg der OKR Einführung! Es geht bei der Einführung der OKR Methode in erster Linie darum, das Mindset hinter OKRs zu verstehen und in der Organisation zu verankern. Die richtige OKR Software kann dann natürlich eine große Hilfe dabei sein, das Framework im Alltag zu verankern.
Allround-Lösung vs. spezifische OKR Software
Es gibt mittlerweile eine ganze Menge verschiedener Anbieter für spezifische OKR Software wie z.B. Perdoo, Workpath, Gtmhub oder Betterworks, um nur die bekanntesten zu nennen. OKRs lassen sich aber auch gut in anderen Tools wie Asana oder Confluence abbilden, die wir hier als die Allrounder bezeichnen, da sie neben der Verwaltung von OKRs noch andere Zwecke erfüllen.
Bei Murakamy arbeiten wir beispielsweise mit Asana in Verbindung mit der G Suite, wo wir Meetings, Status Reports und Retrospektiven dokumentieren.
Im folgenden schauen wir uns ein paar Möglichkeiten aus beiden Welten an.
Allround-Lösungen
Wir bezeichnen diese Kategorie von Tools auch als die “Schweizer Taschenmesser”. Sie eignen sich für eine Vielzahl von Aufgaben und man kann OKRs sinnvoll darin abbilden. Ein Vorteil dieser Tools ist oft, dass Aufgaben und Projekte gemeinsam mit den OKRs im selben Tool verwaltet werden. Für kleinere Unternehmen und Startups aber auch Teams mit geringer Tool-Affinität lohnt es sich, über diese Lösungen nachzudenken, da man gleich “mehrere Fliegen mit einer Klappe” erschlägt.
In der folgenden Tabelle haben wir 4 der Allround-Lösungen gegenübergestellt, die uns häufig in unseren Projekten begegnen:
Hier ein paar hilfreiche Links & Materialien zu den verschiedenen Tools:
Asana Playbook to OKRs
Spezifische OKR Tools
Zu den spezifischen OKR-Lösungen zählen wir die Tools, die eigens für die Verwaltung von OKRs entwickelt wurden. Die Liste der Tools wird fast täglich länger und wir wollen an dieser Stelle einige der relevantesten OKR Software Lösungen gegenüberstellen. Unser Ziel dabei ist es ausdrücklich nicht, eine Empfehlung abzugeben, sondern einfach einen kurzen Überblick zu geben, der bei den Überlegungen hilfreich sein könnte.
Auch zu diesen Tools haben wir einige weiterführende Informationen & Links zusammengetragen, die hilfreich sein könnten:
betterworks Product Demo (Englisch)
Workpath Tool Introduction (Englisch)
Wie man an den Beispielen Betterworks und auch Workpath sehr gut erkennen kann, entwickeln sich die Produkte, die ursprünglich als OKR Tool gestartet sind immer weiter zu Lösungen, die über das reine verwalten von OKRs hinausgehen. Bei Betterworks findet man beispielsweise einen starken Fokus auf zusätzlichen Themen wie Feedback Culture, Better Managers & Continuous Performance. Auch die deutschen Anbieter Perdoo und Workpath sehen sich immer mehr als Lösungen für die Herausforderungen der digitalen Transformation.
Das richtige OKR Tool finden
Für die finale Entscheidung über ein Tool stellen sich einige Fragen im Hinblick auf die eigene Situation. Wenn wir von Kunden gefragt werden, welches OKR Tool sie denn am besten nutzen sollten, besteht die Antwort immer aus einer Reihe an Gegenfragen. Je nach Größe, Tool-Affinität und Budget kommen verschiedene Lösungen in Frage.
Unternehmensgröße
In kleineren Unternehmen kann man gut auf Allround-Lösungen wie Asana oder Confluence setzen, um OKRs darin abzubilden. Je größer und komplexer die Organisation, desto mehr sollte man sich Gedanken über eine spezifische OKR Software machen, um den Überblick zu behalten und den OKR Prozess in den Alltag zu integrieren. Zudem bieten ausgereifte Software-Lösungen wie Workpath oder Betterworks neben dem Abbilden von OKRs noch weitere Features, z.B. rund um Feedback, Analytics oder Engagement.
Tool-Affinität
Eine nicht zu unterschätzende Frage ist folgende: Liegt uns der Einsatz vieler unterschiedlicher Tools als Organisation oder überfordern wir uns damit eher? Läuft die interne Kommunikation & der Austausch von Dateien primär via Email, dann sollte man sich die Frage stellen, ob ein spezifisches OKR Tool das richtige ist, oder ob man lieber eine Lösung anstreben sollte, die auch für andere Themen hilfreich ist...
Gibt es im Unternehmen schon Tools, mit denen OKRs abgebildet werden können, macht es Sinn, zunächst diese zu verwenden. Später kann man dann eine bessere Entscheidung darüber treffen, ob ein spezifisches Tool einen Mehrwert bringt und welches die Anforderungen am besten erfüllt.
Budget
Auch dieser Punkt ist nicht außer Acht zu lassen! Bei den Lizenzmodellen der Anbieter häufen sich schnell beträchtliche monatliche Summen und man muss sich überlegen, ob der Mehrwert die Ausgaben rechtfertigt...
Wie können OKR Tools zur erfolgreichen Umsetzung der OKR Methode beitragen?
Spezifische OKR Software hat vor allem einen Vorteil bei der OKR Einführung in größeren Organisationen. Man erhält durch die visuelle Darstellung einen guten Überblick der Ziele und Abhängigkeiten und kann die Ziele während des Quartals einfach im Auge behalten.
Alround-Lösungen kommen häufig in Organisationen zum Einsatz, in denen bereits Lösungen genutzt werden, die sich auch zur Abbildung von OKRs eignen, wie z.B. Asana oder Confluence. Das hat den Vorteil, dass neben der Einführung von OKRs nicht auch noch ein neues Tool eingeführt werden muss.
Was sollte man bei spezifischer OKR Software beachten?
Aus der Perspektive eines OKR Coachs würden wir uns manchmal mehr Unterstützung bei der Gestaltung des OKR Frameworks durch die Software-Lösungen wünschen.
Das liegt unter anderem auch daran, dass sich das Murakamy OKR Framework in einigen Punkten von anderen Interpretationen unterscheidet.
Wir erklären unseren Kunden beispielsweise, dass Key Results auf einer Skala von 0-100% messbar sein sollen. In den OKR Tools gibt es dann aber teilweise die Möglichkeit KRs als “binär” zu definieren – also nur “erreicht / nicht erreicht”. Der Widerspruch führt natürlich zu berechtigten Fragen und teilweise zu Verwirrung...
Wir glauben auch nicht, dass es sinnvoll ist, die Zielerreichung des Objectives aufgrund der Erreichung der einzelnen KRs zu berechnen...
Alle Besonderheiten des Murakamy OKR Frameworks haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.
Fazit: In die Entscheidung für ein OKR Tool sollten unterschiedliche Faktoren einfließen
Wie eingangs erwähnt, ist es nicht unser Ziel, hier eine klare Empfehlung für ein bestimmtes Tool abzugeben. Viel mehr wollten wir das Spektrum der Möglichkeiten aufzeigen und ein paar hilfreiche Gedanken teilen, die dabei helfen können, das richtige OKR Tool für die eigene Organisation zu finden. Wichtig ist dabei vor allem, die eigenen Erwartungshaltungen an die “digitale Heimat” der OKRs zu definieren. Solange man sich noch unsicher ist, spricht auch nichts dagegen, 1-2 Quartale Erfahrung mit einer Basis-Lösung wie einem Google Sheet zu sammeln, um dann basierend auf den Erkenntnissen die richtige Entscheidung zu treffen.
“A fool with a tool...”
Der Satz von Grady Booch trifft auch bei dieser Tool-Frage zu 100% zu. Das OKR Tool ist nur einer von vielen Bausteinen, um erfolgreich mit OKRs zu arbeiten. Die oberste Priorität muss sein, das richtige Mindset als Organisation zu verinnerlichen und sich auf die richtigen Inhalte zu fokussieren, die man dann in einem geeigneten Tool abbildet.
Diese Tools eignen sich zur Verwaltung von OKRs:
Confluence (Mehr unter OKRs mit Confluence richtig organisieren)
Workpath (Ein Interview mit dem Workpath Gründer)
Wunderlist (Mehr unter OKRs mit Wunderlist organisieren)
Gtmhub (Kurzer Tool Review)
Die Liste wird in regelmäßigen Abständen aktualisiert, hat jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit.