AMA #50: OKRs & Tagesgeschäft | nicht messbare Ziele | OKRs in SAFe-Umgebung | KPIs & Key Results
Luisa Lazarovici
In "Ask me anything about OKRs" Episode 50 diskutieren wir, wie man mit Abhängigkeiten von anderen Teamressourcen umgeht, die den Erfolg der eigenen Ziele maßgeblich beeinflussen können. Und noch viel wichtiger, wie man damit umgeht, wenn diese anderen Teams überhaupt nicht in dem OKR Framework integriert sind. Wir erörtern, wie sich OKRs effektiv in das SAFe-Framework integrieren lassen und welche potenziellen Herausforderungen dabei auftreten können. Darüber hinaus analysieren wir die Vor- und Nachteile einer Verlängerung des OKR-Zyklus von drei auf vier Monate und beleuchten die möglichen Beweggründe für eine solche Entscheidung. Ein weiterer Schwerpunkt unserer Diskussion ist der Umgang mit Zielen, die nicht eindeutig messbar sind. Aus einer fast philosophischen Perspektive untersuchen wir, wie man ein Gefühl dafür entwickeln kann, ob ein Ziel erreicht wurde, auch wenn keine klaren Indikatoren vorliegen. Abschließend beleuchten wir die Unterschiede zwischen Key Performance Indicators (KPIs) und Key Results. Wir erörtern, wie diese unterschiedlichen Denkansätze sinnvoll miteinander verknüpft werden können und welche Risiken entstehen, wenn die Begriffe nicht präzise voneinander abgegrenzt werden.
Themenübersicht:
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ANTWORTEN AUF DIE FRAGEN ZUM NACHLESEN
Frage 1: Umgang mit Abhängigkeiten zwischen Teams bei OKRs
Ein Team ist stark abhängig von der Zuarbeit eines anderen Teams und schafft es nicht, sich davon zu lösen. Dadurch gelingt es oft nicht, die eigenen Ziele zu erreichen.
Antwort: Wenn ein Team stark von der Zuarbeit eines anderen Teams abhängig ist, ist der OKR-Workshop der zentrale Ort, um diese Abhängigkeiten zu klären. Hier sollten Trade-offs diskutiert werden: Was passiert, wenn die Zuarbeit erfolgt? Was passiert, wenn nicht? Die anderen Teams können in diesem Rahmen zur Zusammenarbeit verpflichtet werden, sodass ein konsolidiertes Ziel erreicht werden kann.
Falls eine Lösung im Workshop nicht möglich ist, gibt es zwei Optionen:
Direkte Ansprache der Teamleitung des anderen Teams, um eine verbindliche Zuarbeit zu sichern.
Eskalation auf höhere Ebene, um die Bedeutung der Zuarbeit für das Gesamtunternehmen zu verdeutlichen.
Langfristig kann es sinnvoll sein, die notwendigen Ressourcen im eigenen Team aufzubauen, um Abhängigkeiten zu reduzieren. Dieses Ziel kann auch als OKR formuliert werden.
Frage 2: Umgang mit Tagesgeschäft und OKRs
Es wurde die Unterscheidung zwischen zwei Arten von Tagesgeschäft diskutiert: Exploitation (Optimierung bestehender Prozesse) und standardisierte Prozesse.
Antwort: Tagesgeschäft lässt sich in zwei Kategorien einteilen:
Standardisierte Prozesse (z. B. Buchhaltung, Produktionslinien): Diese werden effizient durch KPIs überwacht.
Explorative Tätigkeiten (z. B. Marketing): Hier sind OKRs das richtige Werkzeug, da sie auf Veränderung und Innovation abzielen.
Während KPIs lediglich die Performance anzeigen (z. B. Ausschussquoten oder gewonnene Leads), steuern OKRs die Aktivitäten, die zu diesen Ergebnissen führen. Beispiel: Ein Marketingteam sollte nicht über „Anzahl der Leads“ als Ziel geführt werden, sondern über die Maßnahmen, die zu Leads führen, wie z. B. die Entwicklung einer Webinarstrategie.
Frage 3: Integration von OKRs in eine SAFe-Umgebung
Ein Teilnehmer fragte nach der Integration von OKRs in eine SAFe-Umgebung mit verschiedenen Team- und Hierarchieebenen.
Antwort: Die Empfehlung war, OKRs von der Abteilungsebene über Release Trains bis zu den einzelnen Teams herunterzubrechen, wobei OKRs als führendes Framework fungieren sollten. Wichtig sei dabei die Einbindung der Business-Seite und die Klärung echter Product Ownership.
Wichtig ist, dass OKRs die übergeordneten strategischen Ziele der Organisation widerspiegeln und sich nahtlos in die agilen Arbeitsweisen (z. B. SAFe) integrieren. Um Überschneidungen zu vermeiden, sollte OKR als führendes Framework genutzt werden, das die strategischen Ziele vorgibt, während agile Methoden wie SAFE auf der operativen Ebene zur Umsetzung dienen.
Frage 4: Verlängerung des OKR-Zyklus von 3 auf 4 Monate
Ein Unternehmen überlegt den 3-Monats-Zyklus auf 4 Monate zu verlängern. Was sind die Vor- und Nachteile einer solchen Verlängerung?
Antwort: Ein 3-Monats-Zyklus hat sich bewährt, da er häufigere Feedbackschleifen und Anpassungen ermöglicht. Ein längerer Zyklus birgt das Risiko, länger an ineffektiven Zielen zu arbeiten, bevor eine Kurskorrektur erfolgen kann.
Die Argumentation, dass mehr Zeit zu einer höheren Zielerreichung führt, ist kritisch zu hinterfragen. Die Planung sollte realistisch erfolgen, unter Berücksichtigung bekannter Faktoren wie Urlaubszeiten. Statt den Zyklus zu verlängern, sollte der Fokus darauf liegen, die Planung effizienter und realitätsnäher zu gestalten.
Der 3-Monats-Zyklus bietet zudem Vorteile bei der Priorisierung: Er schafft klare Zeitrahmen und gibt dem Team die Möglichkeit, regelmäßig zu reflektieren und aus Erfahrungen zu lernen.
Frage 5: Unsicherheit bei der Formulierung von Objectives - Umgang mit nicht eindeutig messbaren Zielen
Ein Team hat Schwierigkeiten mit der Definition von Objectives, die nicht eindeutig abschließbar oder messbar sind. Wie kann mit der Unsicherheit umgegangen werden, dass manche Objectives schwer messbar sind?
Antwort: Die Unsicherheit bei der Formulierung von Objectives ist ein zentraler Bestandteil von OKRs, da sie helfen sollen, in komplexen, unsicheren Umfeldern zu steuern. Es ist nicht immer möglich, ein Objective vollständig messbar und überprüfbar zu machen. Wichtiger ist es, dass das Team eine gemeinsame Vorstellung davon hat, was erreicht werden soll. Der Konsens im Team über die Zielerreichung und das Verständnis, dass es um Wahrscheinlichkeiten und nicht um absolute Gewissheit geht. Statt absolute Sicherheit anzustreben, sollte der Fokus darauf liegen, mit den besten Hebeln die größtmögliche Wahrscheinlichkeit für den gewünschten Erfolg zu schaffen.
Frage 6: Integration von KPIs in die OKR-Logik
Thema: Wie werden KPIs und OKRs zusammengebracht, insbesondere im Marketing?
Antwort: KPIs und OKRs ergänzen sich, haben aber unterschiedliche Rollen. KPIs (Key Performance Indicators) zeigen den Status und die Performance eines Bereichs an, sind jedoch keine Ziele. OKRs (Objectives and Key Results) steuern dagegen die Aktivitäten, die zur Veränderung oder Verbesserung dieser KPIs führen.
Beispiel: Im Marketing könnten KPIs wie „gewonnene Leads pro Monat“ den Erfolg messen. OKRs hingegen könnten darauf abzielen, neue Maßnahmen wie ein Webinar oder eine Social-Media-Kampagne zu entwickeln, die diese Leads generieren. Wichtig ist, dass KPIs nicht als Ziel definiert werden, sondern als Indikatoren dienen, die durch OKRs positiv beeinflusst werden sollen.