Weniger Stress und Überforderung im Job dank OKRs

October 13, 2017Marco Alberti

OKRs - die Kurzform von Objectives and Key Results - werden oft als Framework für mehr Performance im Job wahrgenommen. Wir sehen darin aber vor allem eines der vielversprechendsten Instrumente im Kampf gegen Stress und Überforderung in der täglichen Arbeit. Ganz nebenbei lassen sich dabei auch noch die Ergebnisse verbessern.

Zu Beginn unserer Workshops fragen wir die Teilnehmer meistens, ob sie denken „zu viele Bälle in der Luft zu haben“ oder ob sie sich schlicht überfordert fühlen. Durchschnittlich 70-80% der Teilnehmer beantworten diese Frage mit „Ja“. Das sind erschreckende Erkenntnisse, da selbst ein ambitionierter Job nicht ständig das interne Alarmsystem des Körpers unter Spannung halten sollte. Eine gedankliche Anspannung sollte kein Dauerzustand sein. Umso erstaunlicher ist daher die Beobachtung, dass während des Verlaufs der Workshops weitere Themen hinzu kommen, die bisher noch nicht auf der Agenda waren. Die Liste der Themen, die zurück gestellt werden sollen, aber meist leer bleibt.

Zu den häufigsten Ursachen von Stress oder Überforderung im beruflichen Alltag zählen unter anderem:

sich selbst zu viel vornehmen
unrealistische Einschätzung über die Ressourcen, die die Erreichung eines gesteckten Ziels erfordern
die Ergänzung neuer (spannender) Themen, die zu Zielen werden, ohne die Ressourcen zu verändern oder andere Themen zu streichen
eine unstrukturierte, spontane Arbeitsweise (auch von Kollegen, Mitarbeitern oder Vorgesetzten)
unrealistische Zielvorgaben, beispielsweise durch eine Renditeerwartung eines Gesellschafters

Die meisten der Unternehmen, die wir mit unserer Sicht auf moderne Führung unterstützen sehen den Grund in einem Mangel an Transparenz durch unzureichende Kommunikation. Der Zusammenhang ist mit Sicherheit vorhanden, allerdings sind wir der Meinung, dass es sich hierbei eher um symptomatische Erscheinungen handelt und die eigentliche Ursache noch etwas tiefer liegt.

Der wahrscheinlich wichtigste Grund ist nach unseren Erfahrungen der Mangel an Entscheidungen.

Das kann sowohl die eigenen Entscheidungen in Bezug auf den Einsatz der eigenen Ressourcen betreffen, als auch Entscheidungen in einer Führungsebene, die dazu führt, dass gerade keine Fokussierung vorgenommen wird, sondern man versucht, alle Fronten gleichermassen zu bedienen. Bei der Aussage "das Eine zu tun, ohne das Andere zu lassen“ sollte man in jeder Verhandlung über Ziele schleunigst die Flucht ergreifen.

Sollte also ein Mangel an Entscheidungen einer der Gründe für eine Überlastung eines Teams oder eines ganzen Unternehmens sein, so wird dies beispielsweise durch die Einführung von einer Methode wie OKRs schnell deutlich. Betrachtet man die Gründe für diese Situationen, so stellt man fest, dass es sich grundsätzlich um ein menschliches Verhalten handelt. Eine Entscheidung in Bezug auf knappe Ressourcen für eine Sache bedeutet gleichermassen eine Entscheidung gegen eine andere! Daraus ergibt sich die Sorge, die falsche Entscheidung zu treffen und damit eine gute Chance zu verpassen. Hier hilft die Erkenntnis, dass man im Leben mit großer Wahrscheinlichkeiten mehr Chancen nicht nutzen kann, als man sie nutzen kann. Wichtig ist nur, die Wahrscheinlichkeit systematisch zu steigern, die richtigen Chancen zu nutzen.

Grundsätzlich tut man sich schwer damit eine solche Entscheidung zu treffen, wenn man die Auswirkungen nicht kennt. Das liegt daran, dass eine Vielzahl der Entscheidungen aus dem Bauch heraus und ohne belastbare Entscheidungsgrundlage getroffen werden. Strategische Diskussionen beruhen auf dem kumulierten Bauchgefühl einer Minderheit anstatt auf Daten oder Fakten. Natürlich werden sich viele der Entscheidungen auch mit mehr Mühe und Aufwand nicht rein wissenschaftlich auf der Basis von Daten und Fakten treffen lassen, doch kann man eine Veränderung in den Mustern von Entscheidungsfindungen feststellen, wenn Teams eine längere Zeit mit OKRs gearbeitet haben. Die Denkmodelle verändern sich in die Richtung, dass stets mit Hypothesen und Erwartungswerten gearbeitet wird und man kontinuierlich versucht, die Hypothesen und deren Auswirkungen zu validieren und zu optimieren. Die Diskussion verlagert sich somit von Meinungen zu Annahmen, die den Hypothesen zugrunde liegen, wodurch die Wahrscheinlichkeit gesteigert wird, die Entscheidung für die richtigen Chancen zu treffen.

Gute Händler folgen dem Grundsatz niemals eine Türe zu schliessen. Konkret bedeutet dies, sich keine Optionen final zu verbauen, die später hilfreich oder gar erforderlich werden könnten. Die Angst kann man sich selbst und anderen im Kontext der OKR Diskussion stets nehmen, da die Entscheidung nie für oder gegen eine mögliche Option getroffen wird. Vielmehr entscheidet man sich zwischen „jetzt" und "jetzt nicht“. Dadurch bleibt für jede Option die Möglichkeit bestehen, zu einem späteren Zeitpunkt angegangen zu werden - oder eben nie.

Welchen Nutzen stiften OKRs darüber hinaus bei der Vermeidung von Stress im Job?

Durch die Priorisierung und die klare Formulierung von Erwartungswerten an den Output und den dadurch erzielten Outcome stellt man sicher, die wichtigsten Hebel in der Hand zu haben.
Die Planung wird deutlich realistischer, da sie sich auf einen absehbaren Zeitraum von drei Monaten beschränkt.
Es besteht Klarheit über die Anforderungen an die eigenen und der Leistungen anderer, womit man eine gemeinsame Basis in Bezug auf die Erwartungen des eigenen Chefs, der eigenen Mitarbeiter oder seiner Kollegen hat.
Durch die Definition von Zielen und Ergebnissen statt Aufgaben und Maßnahmen wird das Erfordernis von Micromanagement deutlich reduziert.
Gegenüber anderen Anspruchsgruppen besteht eine Zusage zu bestimmten Ergebnissen. Andere Themen können nachvollziehbar und verbindlich abgelehnt werden.

Leider ist es nicht immer gleich möglich, sein eigenes Team oder die ganze Organisation von den Vorteilen von OKRs zu überzeugen, so dass der Nutzen aus einer transparenten Kommunikation und klaren Fokussierung nicht gleich gehoben werden kann. Aber auch für jeden Einzelnen bietet das Framework erhebliche Vorteile in der Gestaltung der täglichen Arbeit:

Klarer Fokus, was man selbst erreichen möchte.
Sicherheit, die wichtigsten Dinge zu bearbeiten und damit eine gewisse Gelassenheit gegenüber den zahlreichen anderen Optionen, die sich immer wieder ergeben.
Gefühl der Zufriedenheit, die formulierten Erwartungen zu erfüllen und sich nicht gegen sich ständig ändernde Ziele und Erwartungen messen zu müssen.
Schnelle Einordnung von täglich aufkommenden neuen Aufgaben und Themen.

Die folgenden fünf Schritte können dabei helfen, das Gefühl der Überforderung zu reduzieren und zu verstehen, ob OKRs einem selbst oder sogar dem ganzen Team dabei helfen können, entspannter ans Ziel zu kommen:

Einfach mal ein OKR-Set für die eigene Arbeit für die nächsten drei Monate formulieren. Die Auseinandersetzung mit der Formulierung konkreter Ergebnisse und der sich daraus ergebende Nutzen bewirkt oft schon kleine Wunder.
Täglich das OKR-Set durchlesen und sich somit immer wieder vor Augen führen, was man eigentlich erreichen möchte.
Die eigene TO-DO-Liste nach der Struktur der OKRs definieren. Wenn sich eine Aufgabe nicht einem Key Result zuordnen lässt, hat man einen guten Indikator gefunden, dass man die Aufgabe vielleicht besser nicht (jetzt) angehen sollte.
Wöchentlich die Aufgaben definieren, die konkret in dieser Woche anstehen, um die Key Results zu erreichen.
Am Ende der Woche in einer schriftlichen Retrospektive formulieren, was gut und was schlecht lief und wie man die Dinge das nächste Mal besser machen kann.

Unsere OKR Seite ermöglicht einen guten Einstieg. Wer mehr zum Thema OKRs wissen möchte, findet unseren OKR Online Kurs oder eines der offenen Seminare vielleicht hilfreich. Das OKR Buch „Führen wie im Silicon Valley“ bietet ebenfalls einen schnellen Überblick über die Kunst, die richtigen Dinge nicht zu tun.

Wir würden uns sehr freuen, wenn dieser Artikel einen hilfreichen Einstieg in eine leicht andere Sichtweise auf das Thema Stress im Job liefern konnte. Für Fragen und Anregungen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung und freuen uns über Kommentare unten im Blog.